Организационно-правовое и документационное обеспечение управления в муниципальных органах власти основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование ДОУ охватывает все уровни управления.
Организационно-правовые основы муниципального управления в РФ составляют Конституция Российской Федерации, федеральные законы, нормативные правовые акты субъектов РФ, уставы муниципальных образований, решения, принятые на сходах граждан, и иные муниципальные правовые акты.
Во 2 главе 33 статье Конституции РФ указано, что Граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в органы местного самоуправления. В восьмой главе определены общие принципы организации местного самоуправления в РФ.
В Гражданском кодексе РФ указано, что Ненормативный акт органа местного самоуправления, а также нормативный акт, не соответствующие закону или иным правовым актам и нарушающие гражданские права и охраняемые законом интересы гражданина или юридического лица, могут быть признаны судом недействительными.
Общие правовые, территориальные, организационные и экономические принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации определены Федеральным законом РФ от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации". Законом определены понятие органа местного самоуправления (избираемые непосредственно населением и (или) образуемые представительным органом муниципального образования органы, наделенные собственными полномочиями по решению вопросов местного значения), правовые основы местного самоуправления, порядок издания местных правовых актов. К правам граждан в области местного самоуправления относится право на индивидуальные и коллективные обращения в органы местного самоуправления. К полномочиям органов местно самоуправления относится принятие устава муниципального образования и внесение в него изменений и дополнений, издание муниципальных правовых актов; учреждение печатного средства массовой информации для опубликования муниципальных правовых актов, иной официальной информации. В законе указано, что властные полномочия муниципальных органов власти определяет Устав муниципального образования.
Значительную часть деятельности органов местного самоуправления занимает работа с обращениями граждан, которая регулируется Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". В законе закреплены
права граждан на обращение в органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан органами местного самоуправления и должностными лицами. Согласно закону, граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, в органы местного самоуправления и их должностным лицам, в муниципальные учреждения.
Письменное обращение, поступившее в орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
Федеральный закон от 2 марта 2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" регулирует отношения, связанные с поступлением на муниципальную службу граждан. Определяет принципы муниципальной службы, должности, порядок поступления, прохождения и прекращения муниципальной службы, а также кадровую работу в муниципальном образовании. Кадровая работа включает в себя организацию подготовки проектов муниципальных правовых актов, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора (контракта), назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением муниципального служащего с муниципальной службы и выходом его на пенсию, и оформление соответствующих документов; ведение трудовых книжек муниципальных служащих; ведение личных дел муниципальных служащих; ведение реестра муниципальных служащих в муниципальном образовании; оформление и выдачу служебных удостоверений муниципальных служащих.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
утверждает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.
Вопросы архивного хранения документов регламентируются Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В законе дается определение понятия: муниципальный архив (структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов); полномочия муниципальных образований в области архивного дела.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения 2010 г. включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.
Принятая в работе с документами терминология нормативно закреплена в ГОСТе Р 7.0.8-2013
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93"Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Стандарт регулирует процессы управления документами, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Настоящий стандарт распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;
содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.
Нормативно-методические документы по ДОУ были разработаны в разное время. Со времени принятия многих документов прошло немало лет, однако далеко не все из них могут считаться полностью устаревшими. К нормативно-методическим документам, ряд положений которых может применяться и в настоящее время, относятся Единая государственная система делопроизводства и Государственная система документационного обеспечения управления.
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) была одобрена постановлением Государственного комитета Совета министров СССР по науке и технике 4 сентября 1973 года. Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный документ, вобравший в себя основные правила работы с документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного обслуживания, созданы возможности для механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций. Работники делопроизводственной сферы получили четкую методику работы с документами на всех этапах обработки документации в учреждении.
За прошедшие годы многое изменилось. Широкое внедрение компьютерных технологий во многом изменило традиционные представления о документационных процессах. Однако целый ряд рекомендаций, заложенных в ЕГСД, может быть использован и в настоящее время. Это связано с тем, что, по сути, технологическая цепочка обработки документации не меняется, и в ЕГСД дается ее очень подробное описание, что, кстати, не характерно для многих более поздних методических изданий. Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений. Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается мысль о единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о совершенствовании документации и документооборота как условии разработки основ информационного обеспечения при автоматизации документационных процессов. Эта мысль не потеряла своей актуальности и сейчас.
Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы:
1 унификация и стандартизация документов;
2 рациональная организация документооборота;
3 организация труда делопроизводственного персонала;
4 механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.
Рекомендации практически по всем перечисленным вопросам в настоящее время устарели. Однако, рекомендации по формированию структуры и функций службы ДОУ вполне пригодны для сегодняшнего дня. Правда, применять их нужно также с учетом произошедших изменений. В соответствии с ЕГСД, делопроизводством во всех учреждениях и организациях должно заниматься единое структурное подразделение – канцелярия. Документ закрепляет типовую структуру канцелярии и ее типовые функции. В приложении к ЕГСД приводятся типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции некоторых ее работников. Отдельно нужно остановиться на еще одном направлении, которое содержит рекомендации по рациональной организации документооборота и текущего хранения документов. Именно эта часть ЕГСД может оказать помощь работникам современных служб делопроизводства, включая секретарей руководителей предприятий и структурных подразделений. Независимо от того, традиционная или автоматизированная система делопроизводства применяется на предприятии, остаются неизменными принципы организации документооборота, его основные характеристики, этапы движения документов и, наконец, содержание проводимых делопроизводственных операций на каждом из этих этапов.
Применение рекомендаций ЕГСД в современных условиях значительно облегчает организацию контроля за сроками исполнения документов. Сроковые картотеки можно вести как в традиционном, так и в автоматизированном режимах. Для обобщения и анализа данных об исполнении документов вполне могут быть применимы формы, приведенные в приложении к ЕГСД: перечень не исполненных документов и сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю.
Таким образом, Единая государственная система делопроизводства не до конца утратила свое практическое значение. При решении целого ряда вопросов, связанных с обработкой документов, она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время.
Одним из таких документов является Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ была принята в 1988 году в развитие Основных положений ЕГСД. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий. В настоящее время это основной общегосударственный методический документ по организации документационных процессов. Большая часть информации ГСДОУ устарела, однако некоторые ее правила и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.
ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов:
1 документирование управленческой деятельности;
2 организация работы с документами (управление документацией);
3 механизация и автоматизация работы с документами;
4 служба документационного обеспечения управления.
Принципы и методы организации работы с документами, закрепленные в ГСДОУ, мало, чем отличаются от ЕГСД. Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов.
Таким образом, анализируя ЕГСД и ГСДОУ с позиции сегодняшнего дня, можно сказать, что оба эти документа представляют несомненный интерес. Конечно же, многие их положения требуют пересмотра. Однако целый ряд правил и рекомендаций по организации документационного обеспечения управления и в крупных учреждениях и организациях, и в небольших фирмах могут оказать помощь работникам службы ДОУ.
Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности учреждения и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом и другие аспекты.
Одним из видов документов, определяющих организацию деятельности муниципальных органов власти, является Устав муниципального образования. Согласно Федеральному закону №131- ФЗ « Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом должны определяться ключевые вопросы:
1 наименование муниципального образования;
2 перечень вопросов местного значения;
3 формы, порядок и гарантии участия населения в решении вопросов местного значения, в том числе путем образования органов территориального общественного самоуправления;
4 структура и порядок формирования органов местного самоуправления;
5 наименования и полномочия выборных и иных органов местного самоуправления, должностных лиц местного самоуправления;
6 виды, порядок принятия (издания), официального опубликования (обнародования) и вступления в силу муниципальных правовых актов;
7 срок полномочий представительного органа муниципального образования, депутатов, членов иных выборных органов местного самоуправления, выборных должностных лиц местного самоуправления, а также основания и порядок прекращения полномочий указанных органов и лиц;
8 виды ответственности органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, основания наступления этой ответственности и порядок решения соответствующих вопросов, в том числе основания и порядок отзыва населением выборных должностных лиц местного самоуправления, досрочного прекращения полномочий выборных органов местного самоуправления и выборных должностных лиц местного самоуправления;
9 порядок формирования, утверждения и исполнения местного бюджета, а также порядок контроля за его исполнением в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации;
10 порядок внесения изменений и дополнений в устав муниципального образования.
Положение о муниципальном органе власти являетсяправовым актом, определяющий статус органа местного самоуправления, его задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.
Основным нормативно-методическим документом, устанавливающим единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органов исполнительной власти документов, является типовая инструкция по делопроизводству. Инструкция применяется для повышения эффективности деятельности органов местного самоуправления.
Нормативно-правовое регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти.
Также можно сделать вывод о том, что локальное правовое регулирование занимает важное место в организации деятельности местного самоуправления.
Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом - это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.
Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.
Группировка нормативно-методических материалов, характеристика их содержания, примеры норм, нормативов, документов и наименования некоторых документов представлены в табл. 3.6.
Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).
На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего пользования. Так, важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации. В соответствии с Трудовым кодексом РФ трудящийся обязан выполнять возложенную на него работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Правила принимаются в следующем порядке. Администрация разрабатывает проект правил и выносит их на обсуждение общего собрания (конференции), которое и утверждает их согласно Трудовому кодексу РФ.
Типовая структура правил внутреннего трудового распорядка содержит следующие разделы:
1. Общие положения
1.1. Право на труд. Определение дисциплины
1.2. Цели правил
1.3. Использование правил
1.4. Применение правил
2. Порядок приема я увольнения рабочих и служащих
2.1. Документы
2.2. Обязанности администрации при приеме
2.3. Трудовые книжки
2.4. Прекращение трудового договора
3. Основные обязанности рабочих и служащих
3.1. Работать честно, соблюдать дисциплину
Таблица 3.6. Нормативно-методические документы системы управления персоналом
Группы нормативно-методических документов |
Примеры норм, нормативов и документов |
Наименование документов |
|
Нормативно-справочные документы |
Включают нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материальною производства и управления |
1) Первичные операционные нормы времени и расценки; нормы времени на выполнение управленческих процедур 2) Производные нормы и нормативы, полученные на основе первичных (сводные нормы трудовых затрат на изготовление продукции) |
Маршрутно-технологическая карта Операционно-технологическая карта Технологическая карта управленческих процедур Оперограмма Программа выпуска деталей Сменно-суточные задания |
3) Нормы, установленные вышестоящими организациями или в централизованном порядке (нормы налогообложения фонда оплаты труда; размер подоходного налога с физических лиц) |
Инструкция Федеральной налоговой службы РФ по применению Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц» |
||
Документы организационного. организационно-распорядительного и организационно-методического характера |
Регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом |
1) Законодательные акты по вопросам труда и кадров |
Гражданский кодекс РФ Трудовой кодекс РФ. Закон «О занятости населения в Российской Федерации» |
2) Указы Президента РФ. постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам трупа, оплаты труда, охраны труда, занятости и т.п. |
Указ Президента РФ «О привлечении и использовании в Российской Федерации иностранной рабочей силы» Постановление Правительства РФ «О мерах по социальной защите инвалидов» |
||
3) Руководящие документы (положения, инструкции, методоюские указания, правила) и другие документы государственных органов |
Постановление Минтруда РФ «Об утверждена тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих» |
||
Общеотраслевые методические указания «Нормативный метод планирования численности служащих предприятий и организаций отраслей материального производства» |
|||
4) Приказы, положения, инструкции; методические указаний, правила и другие документы министерства, Федеральной службы или агентства, если им подчиняется организация |
Инструкция Министерства экономического развития и торговли РФ об улучшении условий труда работников, занятых на тяжелых и вредных работах |
||
5) Приказы, положения, правила и другие документы, издаваемые руководителем организации или соответствующими подразделениями по вопросам труда, численности, оплаты трупа и т.п. |
Правила внутреннего трудового распорядка Коллективный договор Положение о подразделении Должностная инструкция Штатное расписание |
||
Документы технического, технико-экономического и экономического характера |
Нормы планировки помещения и рабсних мест Стандарты качества ТУ на продукцию Часовая тарифная ставка Коэффициенты отчислений в фонд социального страхования, медицинского страхования Коэффициент доплаты за сверхурочные работы Нормативы организации труда руководителей инженерных подразделений |
Временные санитарные нормы и правила работников ВЦ Бизнес-план Смета затрат на производство Отчет о численности работников организации Система стандартов по технике безопасности Типовые нормы времени на разработку конструкторской документации |
3.2. Повышать производительность
3.3. Улучшать качество работы
3.4. Соблюдать требования по охране труда
3.5. Устранять причины, мешающие работе
3.7. Беречь имущество
3.8. Вести себя достойно
4. Основные обязанности администрации
4.1. Правильно организовать труд
4.2. Создавать условия для роста производительности труда
4.3. Развивать формы стимулирования труда
4.4. Планировать труд и обеспечивать выполнение поставленных задач
4.5. Совершенствовать организацию оплаты труда
4.6. Обеспечивать дисциплину
4.7. Соблюдать законодательство
4.8. Осуществлять профилактику травматизма
4.9. Контролировать знание работниками инструкций по охране труда
4.10. Развивать соревнование
4.11. Внедрять изобретения
4.12. Обеспечивать повышение квалификации
4.13. Создавать условия трудовому коллективу для его работы
4.14. Внимательно относиться к нуждам работников
5. Рабочее время и его использование
5.1. Начало и окончание работы, перерывы для отдыха и питания
5.2. Учет рабочего времени
5.3. Сверхурочные работы
6. Поощрения за успехи в работе
6.1. Вилы поощрений
6.2. Процедура применения мер поощрения
6.3. Поощрения за особые заслуги
6.4. Меры поощрения, применяемые трудовым коллективом
7. Ответственность за нарушения трудовой дисциплины
7.1. Определение нарушения
7.2. Виды взысканий
7.3. Взыскание за прогул
7.4. Процедура применения взыскания
7.5. Дисциплинарная власть трудового коллектива
Организации целесообразно совершенствовать трудовой распорядок, рассматривая правила внутреннего трудового распорядка как важнейший нормативный акт - инструмент совершенствования организации труда. В них целесообразно включить следующие разделы: об оплате труда, о коммерческой тайне, о страховании, об охране труда.
Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела). Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на срок от одного до трех лет.
Порядок и условия заключения коллективного договора определяются Законом РФ «О коллективных договорах и соглашениях» от 11.03.92 № 2490-1 в редакции Федерального закона от 24.12.95 № 176-ФЗ. В соответствии с Законом представителями работников являются органы профессиональных союзов и их объединений. Работодателей представляют руководители организации или иные лица, уполномоченные в соответствии с уставом организации.
Инициатором переговоров по разработке, заключению и изменению коллективного договора вправе выступать любая из сторон. Для ведения коллективных переговоров и разработки проекта договора стороны на равноправной основе создают полномочную комиссию, состав которой, сроки, место проведения и повестка дня переговоров устанавливаются сторонами. Проект коллективного договора должен быть обсужден работниками в подразделениях организации и доработан с учетом поступивших замечаний и предложений. Доработанный единый проект договора утверждается общим собранием (конференцией) работников организации и подписывается представителем работников и работодателем.
В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:
Форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;
Механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных договором;
Занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
Определение рабочего времени и времени отдыха;
Улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи (подростков);
Добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование;
Соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;
Экономическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
Льготы для работников, совмещающих работу с обучением:
Контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, социальное партнерство, обеспечение нормальных условий функционирования представителей работников;
Отказ от забастовок по условиям, включенным в договор, при своевременном и полном их выполнении.
Условия коллективного договора, заключенного в соответствии с законодательством, являются обязательными для работодателя. Если условия договора ухудшают по сравнению с законодательством положение работников, то они недействительны.
К документам организационно-методического и методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят: положение по формированию кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников; рекомендации по организации подбора и отбора персонала; положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.
Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих звеньев системы управления персоналом.
В свою очередь, для разработки этих и других документов, а также для выполнения ряда функций по управлению персоналом используется такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Минтруда РФ в 1998 г. (в новой редакции от 2007 г.). Он призван регламентировать организацию труда этих категорий работников, обеспечивать рациональный подбор, расстановку и использование кадров, устанавливать оплату труда работникам в зависимости от уровня их квалификации. Справочник включает квалификационные характеристики должностей, каждая из которых имеет следующие разделы: «Должностные обязанности» - функции, которые могут быть полностью или частично поручены работнику, занимающему данную должность; «Должен знать» - требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, знания законодательства, методов и средств выполнения должностных обязанностей; «Требования к квалификации» - определенный уровень и профиль специальной подготовки работника, его образование, требуемый стаж работы.
Для характеристики рабочих должностей, тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, составления программ подготовки и повышения квалификации рабочих используется такой нормативный документ, как Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС). Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих даются по разрядам и состоят из разделов: «Характеристика работ» - перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения соответствующего выполняемой работе разряда; «Должен уметь» - минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду; «Примеры работы» - перечень наиболее типичных для данной профессии и данного тарифного разряда работ.
Рассмотрим содержание некоторых видов регламентирующей документации.
Положение о персонале отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и др. Положение разрабатывается в основном в коммерческих организациях. Содержание и структура этого документа одобрены и рекомендованы к применению Федеральным агентством по управлению федеральным имуществом РФ и Российским фондом федерального имущества. В текст Положения рекомендуется включать следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; программа развития персонала; система найма персонала; повышение квалификации персонала; право персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; социальные гарантии персонала; участие персонала в прибылях; администрация, персонал и профсоюз; ответственность администрации и персонала; заключительные положения; приложение: например, Правила делового поведения персонала (Кодекс деловой этики).
Положение о подразделении - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т.п.) - его задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает следующие разделы:
1) общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности и т.п.);
2) задачи подразделения;
3) оргструктура подразделения (схема с указанием линейнофункциональной, методической и иной подчиненности и взаимосвязей отдельных звеньев и работников подразделения);
4) функции подразделения;
5) взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением, от кого и кому, сроки и периодичность;
6) права подразделения (в пределах возложенных на него функций);
7) ответственность подразделения (в рамках приданных ему полномочий за некачественное, несвоевременное их выполнение).
Типовые положения о подразделениях содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждому конкретному предприятию и подразделению.
Совокупность должностей служащих находит отражение в штатном расписании - документе, утверждаемом руководителем организации и содержащем сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.
Штатное расписание может быть составлено по нижеприведенной форме.
Для каждой должности, содержащейся в штатном расписании, должна быть разработана должностная инструкция, которая составляется на основе Положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и составленного описания работы (рабочего места, должности). Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений - Положениями о них.
Личностная спецификация представляет собой набор требований, которые работа на данном рабочем месте или должности предъявляет к работнику. Она вытекает непосредственно из описания работы (или рабочего места, должности) и отвечает на вопрос: «Каковы черты характера, каким должен быть опыт человека, его образование для того, чтобы он успешно выполнял работу на данном рабочем месте (должности)?» Личностная спецификация дает информацию, необходимую для приема на работу и отбора нужных сотрудников, для проведения собеседования.
Наиболее полно основные требования к работнику были разработаны английским профессором А. Роджером в 1930 г. В каждом конкретном случае их состав может корректироваться.
Личностная спецификация может быть составлена либо в текстовой форме, либо в табличной (табл. 3.7).
В таблице выделены три категории качеств:
Основные требуемые качества, т.е. такие, без наличия которых работа не может осуществляться на удовлетворительном уровне;
Таблица 3.7. Личностная спецификация
Желаемые качества: преимущество должно отдаваться кандидатам, обладающим ими, при условии наличия у них других основных качеств;
Противопоказания: качества, автоматически исключающие кандидатов, хотя и подходящих подругам параметрам.
Существуют и другие варианты составления личностной спецификации. Так, в США широко используется личностная спецификация М. Фрейзера, включающая пять пунктов: воздействие на других людей (физические данные, внешность, речь, манера поведения); накопленная квалификация (образование, профессиональное обучение, подготовка, опыт работы); природные способности (быстрота понимания и способность к обучению): движущая сила- мотивация (поставленные перед собой цели, решимость и последовательность в достижении целей, успех в их достижении); адаптация (эмоциональная устойчивость, способность противостоять стрессам и вступать в контакт с людьми).
Составленная любым из этих двух способов личностная спецификация является важным инструментом при отборе кандидатов на вакантную должность, проведении отборочного собеседования, так как в их ходе качества отдельного человека, претендующего на должность, сравниваются с теми, которые содержатся в личностной спецификации и представляют собой как бы идеальный с точки зрения организации портрет будущего сотрудника.
Подготовка личностной спецификации требует специальных знаний и осуществляется чаще всего профессиональным консультантом или специально обученным сотрудником службы управления персоналом. При отборе кандидатов на вакантную должность использование этого документа заключается в том, что личностные качества каждого претендента сравниваются с качествами «идеального» сотрудника.
3.6.2. Правовое обеспечение
Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации.
Основные задачи правового обеспечения системы управления персоналом - это правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками; защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.
Правовое обеспечение системы управления персоналом включает: соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений; разработку и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организационного, организационно-распорядительного, экономического характера; подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.
Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на ее руководителя и других должностных лиц (в пределах предоставленных им прав и полномочий при осуществлении ими организационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителя системы управления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их компетенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел.
Одно из специфических условий работы кадровых служб заключается в том, что их повседневная деятельность связана непосредственно с людьми. Организовать работу по приему работников, своевременно обеспечить переводы на другую работу, произвести увольнение, не допустить возникновения конфликтных ситуаций, связанных с нарушениями по приему на работу, увольнению, и др. - все подобные меры возможны только на основе четкого урегулирования прав и обязанностей всех участников трудовых отношений.
Это достигается путем установления правовых норм централизованного или локального характера. В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования - Трудовой кодекс РФ, постановления Правительства РФ, акты Министерства здравоохранения и социального развития РФ. Вместе с тем есть вопросы труда, которые могут решаться при помощи локальных правовых норм, принятых в каждой организации.
В условиях рыночных отношений сфера локального регулирования неуклонно расширяется. К таким актам относятся: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнению, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации и др.
Основные задачи юридического отдела в этой области таковы: (а) разработка проектов нормативных актов организации; (б) правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управления персоналом, на соответствие требованиям законодательства и визирование их; (в) организация систематизированного учета и хранения законодательных и нормативных актов, поступающих в организацию и издаваемых ею; (г) информирование подразделений и служб о действующем законодательстве о труде; (д) разъяснение действующего трудового законодательства и порядка его применения.
В систему нормативных актов о труде входят генеральные, отраслевые, региональные и территориальные соглашения, коллективные договоры и другие правовые акты, применяемые непосредственно в организациях.
Правовые акты ненормативного характера - это распоряжения и указания, которые могут издавать руководители службы управления персоналом и всех ее подразделений по вопросам объявления дисциплинарного взыскания, поощрения работников, техники безопасности, отпусков, прекращения трудового договора и т.п.
Основными законодательными актами, регулирующими трудовые отношения, являются: Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Закон РФ «О коллективных договорах и соглашениях», Закон РФ «О занятости населения в Российской Федерации», Закон РФ «О порядке разрешения коллективных трудовых споров (конфликтов)», Указ Президента РФ «О социальном партнерстве и разрешении трудовых споров (конфликтов)» и др.
Правовое обеспечение управления персоналом. Правовое обеспечение управления персоналом состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации.
Основные задачи правового обеспечения управления персоналом - это правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками; защита прав и законных интересов работников, вытекающих их трудовых отношений.
Правовое обеспечение управления персоналом включает: соблюдение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений; разработку и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организационного, организационно-распорядительного, экономического характера; подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.
Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на ее руководителя и других должностных лиц (в пределах предоставленных им прав и полномочий при осуществлении ими организационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителя системы управления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их компетенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел.
Одно из специфических условий кадровых служб заключается в том, что их повседневная деятельность связана непосредственно с людьми. Организовывать работу по приему работников, своевременно обеспечить переводы на другую работу, произвести увольнение, не допустить возникновения конфликтных ситуаций, связанных с нарушениями по приему на работу, увольнению, и т.п. - все подобные меры возможны только на основе четкого урегулирования прав и обязанностей всех участников трудовых отношений.
Это достигается путем установления правовых норм централизованного или локального характера. В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования - Трудовой кодекс РФ, постановления Правительства РФ, акты Минтруда РФ. Вместе с тем есть вопросы труда, которые могут решаться при помощи локальных правовых норм, принятых в каждой организации.
В условиях рыночных отношений сфера локального регулирования неуклонно расширяется. К таким актам относятся: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнению, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации и др.
Основные задачи юридического отдела в этой области таковы:
а) разработка проектов нормативных актов организации;
б) правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управления персоналом, на соответствие требованиям законодательства и визирование их;
Нормативно-методическое обеспечение управления персоналом. Нормативно-методическое обеспечение управления персоналом - это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентном соответствующим органом или руководством организации.
Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.
Ответственность за обеспечение структуры управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).
На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего пользования. Так, важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации. Правила принимаются в следующем порядке. Администрация разрабатывает проект правил и выносит их на обсуждение общего собрания (конференции), которое и утверждает их.
Типовая структура правил внутреннего трудового распорядка содержит следующие разделы:
1. Общие положения
1.1 Право на труд. Определение дисциплины
1.2 Цели правил
1.3 Использование правил
1.4 Применение правил
2. Порядок приема и увольнения рабочих и служащих
2.1 Документы
2.2 Обязанности администрации при приеме
2.3 Трудовые книжки
2.4 Прекращение трудового договора
3. Основные обязанности рабочих и служащих
3.1 Работать честно, соблюдать дисциплину
3.2 Повышать производительность
3.3 Улучшать качество работы
3.4 Соблюдать требования по охране труда
3.5 Устранять причины, мешающие работе
3.7 Беречь имущество
3.8 Вести себя достойно
4. Основные обязанности администрации
4.1 Правильно организовать труд
4.2 Создавать условия для роста производительности труда
4.3 Развивать формы стимулирования труда
4.4 Планировать труд и обеспечивать выполнение поставленных задач
4.5 Совершенствовать организацию оплаты труда
4.6 Обеспечивать дисциплину
4.7 Соблюдать законодательство
4.8 Осуществлять профилактику травматизма
4.9 Контролировать знание работниками инструкций по охране труда
4.10 Развивать соревнование
4.11 Внедрять изобретения
4.12 Обеспечивать повышение квалификации
4.13 Создавать условия трудовому коллективу для его работы
4.14 Внимательно относиться к нуждам работников
5. Рабочее время и его использование
5.1 Начало и окончание работы, перерывы для отдыха и питания
5.2 Учет рабочего времени
5.3 Сверхурочные работы
6. Поощрения за успехи в работе
6.1 Виды поощрений
6.2 Процедура применения мер поощрения
6.3 Поощрения за особые заслуги
6.4 Меры поощрения, применяемые трудовым коллективом
7. Ответственность за нарушения трудовой дисциплины
7.1 Определения нарушения
7.2 Виды взысканий
7.3 Взыскание за прогул
4 Процедура применения взыскания
5 Дисциплинарная власть трудового коллектива
Организации целесообразно совершенствовать трудовой распорядок, рассматривая правила внутреннего трудового распорядка как важнейший нормативный акт - инструмент совершенствования организации труда. В них целесообразно включить следующие разделы: об оплате труда, о коммерческой тайне, о страховании, об охране труда .
Самым важным документом для работника является трудовой договор (контракт), заключаемый им и организацией при приеме на работу.
Контракт - срочный трудовой договор, заключенный в письменной форме. Он представляет собой соглашение между работником и организацией, в соответствии с которым тот обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку (последним трудовой контракт отличается от гражданско-правовых договоров), а организация обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством, действующими коллективными договорами и соглашениями.
Контракт содержит положения о взаимных правах, обязанностях и ответственности сторон, конкретизирует отдельные из них применительно к индивидуальному случаю.
Положения контракта, таким образом, подразделяются на основные, касающиеся характера, вида и сроков его действия, условий и оплаты труда и дополнительные, связанные с иными моментами организации трудового процесса и социальными гарантиями.
Работник не имеет права уволиться по собственному желанию до окончания срока контракта, а работодатель может не возобновлять контракта без объяснения причин.
Контракт имеет следующую типовую структуру:
1. Общие положения (стороны, сроки действия, условия, испытательный срок).
2. Обязательства работника (сам предмет контракта).
Обязанности фирмы (условия труда, социальное обеспечение, вознаграждение, социальное обслуживание).
Ответственность сторон.
Основание и порядок расторжения.
Порядок разрешения трудовых споров.
В контракте конкретно оговариваются: место, род и срок работы; режим труда и отдыха; техническое обеспечение труда; обязательства администрации по оплате и социальным льготам; возможности переподготовки и повышения квалификации; ответственность за неисполнение должностных обязанностей; основания для расторжения; порядок рассмотрения споров; условия совмещения или выполнения обязанностей другого лица на время его отсутствия, испытательный срок, соблюдение коммерческой тайны и т.п.
При заключении контракта могут рассматриваться дополнительные льготы: оказание материальной помощи при уходе в отпуск; предоставление автомобиля; компенсация тех или иных расходов;
Помощь в обеспечении жильем и т.п. При этом в процессе переговоров считается уместным и психологически оправданным торг.
В соответствии с законодательством РФ трудовые договоры (контракты) могут заключаться в трех вариантах: на неопределенный срок; на определенный срок не более 5 лет; на время выполнения определенной работы. Обычно срочный контракт заключается в том случае, когда характер работы или условия ее выполнения не позволяют установить трудовые отношения на неопределенный срок (например, при замещении временно отсутствующих сотрудников или на сезонных работах), а также, если это противоречит интересам самого работника.
Трудовой договор заключается в письменной форме и на основании его издается приказ (распоряжение) администрации, объявляемый работнику под расписку. Одновременно его знакомят с условиями будущей работы, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка и проч. Независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен, фактическое допущение к ней считается заключением контракта.
Обычно вновь принятому определяется оговариваемый в приказе (распоряжении о приеме на работу) испытательный срок для проверки соответствия работника его обязанностям. Он не может превышать 3 месяцев, а в отдельных случаях - 6 месяцев. В то же время по соглашению сторон могут быть установлены и более короткие сроки. В этот период на работников полностью распространяется действие законодательства о труде.
Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, он считается выдержавшим испытание, и последующее увольнение допускается только на общих основаниях.
При неудовлетворительном исходе испытания освобождение работника производится администрацией, как с выплатой, так и без выплаты выходного пособия, но это решение может быть обжаловано в судебном порядке .
Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела). Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на срок от одного до трех лет.
Порядок и условия заключения коллективного договора определяются законом РФ «О коллективных договорах и соглашениях» от 11.03.92 №2490-1 в редакции Федерального закона от 24.12.95 №176-ФЗ. В соответствии с Законом представителями работников являются органы профессиональных союзов и их объединений. Работодателей представляют руководители организации или иные лица, уполномоченные в соответствии с уставом организации.
Инициатором переговоров по разработке, заключению и изменению коллективного договора вправе выступать любая из сторон. Для ведения коллективных переговоров и разработки проекта договора стороны на равноправной основе создают полномочную комиссию, состав которой, сроки, место проведения и повестка дня переговоров устанавливаются сторонами. Проект коллективного договора должен быть обсужден работниками в подразделениях организации и доработан с учетом поступивших замечаний и предложений. Доработанный единый проект договора утверждается общим собранием (конференцией) работников организации и подписывается представителем работников и работодателем.
В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:
Форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;
Механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных договором;
Занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
Определение рабочего времени и времени отдыха;
Улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи (подростков);
Добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование;
Соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;
Экономическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
Льготы для работников, совмещающих работу с обучением;
Контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, социальное партнерство, обеспечение нормальных условий функционирования представителей работников;
Отказ от забастовок по условиям, включенным в договор, при своевременном и полном их выполнении.
Условия коллективного договора, заключенного в соответствии с законодательством, являются обязательными для работодателя. Если условия договора ухудшают по сравнению с законодательством положение работников, то они недействительны.
К документам организационно-методического и методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят: положение по формированию кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников; рекомендации по организации подбора и отбора персонала; положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате и стимулированию труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.
Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих звеньев структуры управления персоналом.
В свою очередь, для разработки этих и других документов, а также для выполнения ряда функций по управлению персоналом используется такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Минтруда РФ в 2009 г. Он призван регламентировать организацию труда этих категорий работников, обеспечивать рациональный подбор, расстановку и использование кадров, устанавливать оплату труда работникам в зависимости от уровня их квалификации. Справочник включает квалификационные характеристики должностей, каждая из которых имеет следующие разделы: «Должностные обязанности» - функции, которые могут быть полностью или частично поручены работнику, занимающему данную должность; «Должен знать» - требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, знания законодательства, методов и средств выполнения должностных обязанностей; «Требования к квалификации» - определенный уровень и профиль специальной подготовки работника, его образование, требуемый стаж работы.
Для характеристики рабочих должностей, тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, составления программ подготовки и повышения квалификации рабочих используется такой нормативный документ, как Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС). Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих даются по разрядам и состоят из разделов: «Характеристика работ» - перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения соответствующего выполняемой работе разряда; «Должен уметь» - минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду; «Примеры работы» - перечень наиболее типичных для данной профессии и данного тарифного разряда работ.
Рассмотрим содержание некоторых видов регламентирующей документации.
Положение о персонале отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и др. Положение разрабатывается в основном в коммерческих организациях. Содержание и структура этого документа одобрены и рекомендованы к применению Госкомимуществом РФ и Российским фондом федерального имущества. В текст Положения рекомендуется включать следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; программа развития персонала; контактная система найма персонала; повышение квалификации персонала; право персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; социальные гарантии персонала; участие персонала в прибылях; администрация, персонал и профсоюз; ответственность администрации и персонала; заключительные положения; приложение: например, Правила делового поведения персонала (Кодекс деловой этики).
Положение о подразделении - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т.п.) - его задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает следующие разделы:
общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности и т.п.);
задачи подразделения;
оргструктура подразделения (схема с указанием линейно-функциональной, методической и иной подчиненности и взаимосвязей отдельных звеньев и работников подразделения);
функции подразделения;
взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением, от кого и кому, сроки и периодичность;
права подразделения (в пределах возложенных на него функций);
ответственность подразделения (в рамках приданных ему полномочий за некачественное, несвоевременное их выполнение).
Типовые положения о подразделениях содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждому конкретному предприятию и подразделению.
Совокупность должностей служащих находит отражение в штатном расписании - документе, утверждаемом руководителем организации и содержащем сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.
Для каждой должности, содержащейся в штатном расписании, должна быть разработана должностная инструкция, которая составляется на основе Положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и составленного описания работы (рабочего места, должности). Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений - Положениями о них.
Личностная спецификация представляет собой набор требований, которые работа на данном рабочем месте или должности предъявляет к работнику. Она вытекает непосредственно из описания работы (или рабочего места, должности) и отвечает на вопрос: «Каковы черты характера, каким должен быть опыт человека, его образование для того, чтобы он успешно выполнял работу на данном рабочем месте (должности)?» Личностная спецификация дает информацию, необходимую для приема на работу и отбора нужных сотрудников, для проведения собеседования.
Наиболее полно основные требования к работнику были разработаны английским профессором А. Роджером в 1930 г. В каждом конкретном случае их состав может корректироваться.
Личностная спецификация может быть составлена либо в текстовой форме, либо в табличной (табл. 1).
Таблица 1. Личностная спецификация
В таблице выделены три категории качеств:
Основные требуемые качества, т.е. такие, без наличия которых работа не может осуществляться на удовлетворительном уровне;
Желаемые качества: преимущество должно отдаваться кандидатам, обладающим ими, при условии наличия у них других главных качеств;
Противопоказания: качества, автоматически исключающие кандидатов, хотя и подходящих по другим параметрам.
Личностная спецификация является важным инструментом при отборе кандидатов на вакантную должность, проведении отборочного собеседования, так как в их ходе качества отдельного человека, претендующего на должность, сравниваются с теми, которые содержатся в личностной спецификации и представляют собой как бы идеальный, с точки зрения организации, портрет будущего сотрудника.
Подготовка личностной спецификации требует специальных знаний и осуществляется чаще всего профессиональным консультантом или специально обученным сотрудником службы управления персоналом. При отборе кандидатов на вакантную должность использование этого документа заключается в том, что личностные качества каждого претендента сравниваются с качествами «идеального» сотрудника .
Правовое обеспечение системы управления - это совокупность средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом сцелью достижения эффективной деятельности организации.
Основные задачи правового обеспечения системы управления персоналом - это правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками, защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.
Правовое регулирование трудовых отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации осуществляется:
трудовым Кодексом РФ и иными федеральными законами;
указами Президента Российской Федерации;
постановлениями правительства Российской Федерации и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти;
конституциями (уставами), законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ; .
актами органов местного самоуправления;
локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.
Нормы трудового права, содержащиеся взаконах ииных нормативных правовых актах, не должны противоречить Трудовому кодексу Российской Федерации. (Принят Государственной Думой 24 декабря 2001 года. Одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001года), (в ред. от 1 декабря 2007г. № 39-ФЗ).
Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на ее руководителя и других должностных лиц (в пределах предоставленных им прав и полномочий), а также на руководителя системы управления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их компетенцию.
Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел организации, основными задачами которого являются:
а) разработка проектов нормативных актов организации;
б) правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управления персоналом, на соответствие требованиям законодательства и визирование их;
в) организация систематизированного учета и хранения законодательных и нормативных актов, поступающих в организацию и издаваемых ею;
г) информирование подразделений и служб о действующем законодательстве о труде;
д) разъяснение действующего трудового законодательства и порядка его применения.
Различают правовые нормы централизованного и локального характера. В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования: Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, указы Президента РФ, постановления правительства РФ, акты Минтруда РФ. Вместе с тем есть вопросы труда, которые могут решаться при помощи локальных правовых норм, принятых в каждой организации.
В условиях рыночных отношений сфера локального регулирования должна неуклонно расширяться. К локальным правовым актам откосятся: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнению, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции идр.
В систему нормативных актов о труде входят генеральные, отраслевые (тарифные), специальные (региональные) соглашения, коллективные договоры идругие правовые акты, применяемые непосредственно в организациях.
Правовые акты ненормативного характера - это распоряжения и указания, которые могут издавать руководители службы управления персоналом и всех ееподразделений по вопросам объявления дисциплинарного взыскания, поощрения работников, техники безопасности, отпусков, прекращения трудового договора и т.п.
Правовое обеспечение системы управления персоналом. Основные задачи правового обеспечения системы управления персоналом. Реализация правового обеспечения руководителями организации и должностными лицами. Разработка локальных актов. Значение и роль нормативно-првового обеспечения системы управления персоналом в практике. Организационно-правовые нормативы; номенклатурно-качественные нормативы; Трудовые нормы и акты централизованного регулирования в трудовом законодательстве. Нормативные акты о труде. Основные трудовые законодательные акты. Трудовые споры. Правовое разрешение трудовых споров. Практическая реализация трудового законодательства по регулированию трудовых споров.
Задачей правового обеспечения управления персоналом явл. регулирование трудовых отношений между работодателями и работниками и защита законных интересов работников (оплата труда, эффективность труда, производительность труда), вытекающих из трудовых отношений. К числу основных законодательных актов относятся: Конституция РФ, ГК РФ, ТК РФ, Закон «О коллективных договорах и соглашениях», ФЗ «О государственной поддержке малого предпринимательства в РФ», ФЗ «О порядке разрешения коллективных трудовых споров»,ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности», Положение о Службе урегулирования коллективных трудовых споров.
Нормативно-правовое обеспечение системы управления персоналом – это комплекс документов, организационно-распорядительного, нормативно-технического, технико-экономического характера, устанавливающий нормы, правила, требования, используемые для решения конкретных задач по вопросам управления персоналом. К числу такого рода документов в первую очередь относятся: Устав акционерного общества (положение о предприятии), правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор между трудовым коллективом и работодателем в лице администрации организации, положения о структурных подразделениях организации, инструкции организационно-методического характера, должностные инструкции руководящего состава, специалистов и рядовых работников аппарата управления организации.
Под нормативными правовыми актами о труде понимаются юридические формы выражения нормативных предписаний в области труда.
Нормативные правовые акты о труде одновременно расцениваются и как источники трудового права, то есть как результат нормотворческой деятельности уполномоченных государственных органов, и как основа правоприменительной деятельности сторон трудовых и иных общественных отношений в сфере труда.
Нормативными правовыми актами в сфере труда называются издаваемые государственными и другими уполномоченными органами нормативные предписания в сфере общественных отношений, составляющих предмет правового регулирования трудового права. Совокупность этих нормативных правовых актов составляет законодательство о труде, или трудовое законодательство.
В настоящее время сложилась система трудового права, которая постоянно развивается и совершенствуется. Классификации нормативных правовых актов о труде
По юридической силе нормативные акты о труде подразделяются на: законы (федеральные конституционные законы, федеральные законы конституции и законы субъектов РФ); подзаконные акты (указы Президента РФ, имеющие нормативный характер, постановления Правительства РФ, межведомственные нормативные акты Министерства труда и социального развития, других министерств и ведомств, нормативные акты исполнительных органов власти субъектов России).
В то же время по органам, их издающим, выделяют две группы нормативных правовых актов: акты органов представительной власти (законы и постановления); акты органов исполнительной власти (указы, постановления, распоряжения, положения, правила, указания, приказы и т.д.).
Различают действие нормативных актов о труде в пространстве, по кругу лиц, во времени.
Поскольку в соответствии со ст. 72 Конституции РФ трудовое законодательство отнесено к совместному ведению Российской Федерации и ее субъектов, оно состоит из: федерального законодательства (например, Федеральные законы от 12 января 1996 г. № 10-ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности», от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» и др.); регионального законодательства, или законодательства субъектов РФ (например, Закон г. Москвы от 22 октября 1997 г. № 41 «Об ответственности за нарушение порядка привлечения и использования в Москве иностранной рабочей силы» и др.); локальных, или местных, нормативных актов, разрабатываемых, утверждаемых и действующих на конкретном предприятии, в учреждении, организации.
По кругу лиц нормативные правовые акты о труде могут быть общими - распространяющимися на всех без исключения работников, и специальными - действующими в отношении определенных категорий работников с учетом следующей специфики: условий их работы (например, Закон РФ от 19 февраля 1993 г. «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» или Федеральный закон от 8 января 1998 г. № 8-ФЗ «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации» и др.); половозрастных особенностей (например, Постановление Верховного Совета РСФСР от 1 ноября 1990 г. «О неотложных мерах по улучшению положения женщин, семьи, охраны материнства и детства на селе» либо Нормы предельно допустимых нагрузок для лиц моложе восемнадцати лет при подъеме и перемещении тяжестей вручную, утвержденные Постановлением Минтруда России от 7 апреля 1999 г. № 7 и др.); выполняемой трудовой функции (например, Закон РФ от 11 марта 1992 г. «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации», Закон РФ от 26 июня 1992 г. «О статусе судей в Российской Федерации», Инструкция о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 28 октября 1995 г. № 1050 и др.); гражданства (например, ст. 3 Федерального закона от 31 июля 1995 г. № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации», ст. 56 и 61 Воздушного кодекса РФ от 19 марта 1997 г. и ст. 12 Федерального закона от 8 января 1998 г. № 10-ФЗ «О государственном регулировании развития авиации», содержащие запрет на замещение иностранными гражданами и лицами без гражданства должностей соответственно государственных служащих, членов летных экипажей воздушного судна РФ, руководителей находящейся на территории РФ авиационной организации с участием иностранного капитала, осуществляющей разработку, производство, испытания, ремонт или утилизацию авиационной техники, а также Положение о порядке привлечения и использования иностранной рабочей силы (ИРС) в г. Москве, утвержденное Постановлением Правительства Москвы от 16 июля 1996 г. № 587 и тд.); с учетом характера работы (например, Указы Президиума Верховного Совета СССР от 24 сентября 1974 г. № 310–9 «Об условиях труда рабочих и служащих, занятых на сезонных работах», от 24 сентября 1974 г. № 311–9 «Об условиях труда временных работников», Постановление Совета Министров СССР от 22 сентября 1988 г. № 1111 «О работе по совместительству» и Положение об условиях работы по совместительству от 9 марта 1989 г., утвержденное Госкомтрудом СССР, Минюстом СССР и Секретариатом ВЦСПС, и др.); иных особенностей, связанных с условиями работы, ее осуществлением в определенной отрасли экономики, специфики производства и др. Отмечая действие нормативных актов о труде во времени, следует иметь в виду, что они приобретают общеобязательность с момента вступления в действие (как правило, этот момент связан с конкретной датой) и обратной силы не имеют. Принимаемые законы вводятся в действие в соответствии с Федеральным законом от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступлении в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (с изм. и доп., внесенными Федеральным законом от 22 октября 1999 г. № 185-ФЗ).
