Как организовать и проводить утреннюю пятиминутку (оперативное совещание). Правила, советы, рекомендации. (10+)
Советы по проведению оперативного совещания
Оперативное совещание может быть очень эффективным управленческим инструментом, а может превратиться в мощный поглотитель рабочего времени, сильно снижающий эффективность работы. Как сделать, чтобы оперативка - пятиминутка приносила пользу, а не вред?
Цели планерки
Как часто нужно проводить планерку? Это зависит от того, ради чего мы ее проводим. Насколько быстро меняется ситуация, насколько часто необходимо проверять, выполняется ли план работ, и корректировать его.
Важно! На оперативном совещании невозможно принять сколько - нибудь ответственное решение, требующее проработки и обсуждения. Такие решения принимаются на более развернутых совещаниях. Их проведение описано в статье, на которую была ссылка выше. Планерка нужна для того, чтобы:
- либо убедиться, что все идет по плану,
- либо понять, что есть мелкие отклонения, которые могут быть решены в текущем порядке, путем советов или некоторой помощи отставшим,
- либо установить, что требуются более серьезные корректировки или новые проектные решения, назначить ответственных за проработку вопроса, подготовку и проведение полномасштабного совещания по указанному вопросу.
План, регламент оперативки
Исходя из сказанного, можно сформулировать основные правила:
План работы . Должен быть детальный план работы. Этот план должен быть настолько детальным, насколько часто проводится пятиминутка. Например, если мы проводим оперативное совещание каждый день, то и план должен быть с подневной детализацией, хотя бы на пару недель вперед. Иначе на планерке будет просто нечего обсуждать. Бессмысленно заслушивать отчет сотрудника о работе, проделанной за день, если неизвестно, что он за этот день должен был сделать.
Регламент . На доклад каждого участника должно отводиться минимум времени. Обычно выделяется около пяти минут, но можно обойтись и меньшим временем. Могут быть частные случаи, когда, например, сотрудник докладывает новости. Ему нужно предоставлять время, исходя из объема новостей. На обсуждение выделяется столько же времени, сколько на доклад. Во время обсуждения можно задать уточняющие вопросы, давать короткие советы, договориться, что предстоит сделать сотруднику до следующей планерки. Если за отведенное на оперативке время обсудить вопрос не удается, то нужно запланировать его проработку после нее, с участием только тех сотрудников, которые имеют к вопросу отношение. Это позволит не отвлекать и не тратить время остальных, не имеющих к вопросу никакого отношения.
Протокол . Все принятые решения должны фиксироваться в протоколе. Тогда на следующей планерке мы просто берем протокол предыдущей и проверяем, все ли участники сделали запланированное на предыдущем совещании. Если сотрудник не смог выполнить задачу, нужно решить, как этому сотруднику помочь. Глупо ждать, что не сделав задание за первую неделю, он сделает его за следующую. Нужно выяснить, какие трудности сотрудника остановили, как эти трудности можно преодолеть совместными усилиями.
Полезно ли оперативное совещание?
Правильно организованные пятиминутки позволяют:
- Всем сотрудникам быть в курсе хода работ.
- Каждому сотруднику четко представлять, что ему нужно делать прямо сейчас.
- Быстро диагностировать, когда сотрудник столкнулся с трудностями, оперативно помогать, советовать, подталкивать.
Пример протокола планерки
Я веду протокол в электронной таблице. В первом вертикальном столбце у меня перечислены все участники планерки. В первой строчке идут даты. На каждую дату берется два столбца. Первый заполняется на планерке в эту дату, а второй - на следующей планерке по итогам прошедшей недели одновременно с заполнением планов на следующую неделю. Первый столбец можно закрепить, а остальные постепенно сдвигать влево, чтобы видеть только прошлую и текущую даты. А если это необходимо, то можно посмотреть и предыдущие даты.
| 15.07.13 | 22.07.13 | |||
| Задание | Результат | Задание | Результат | |
| Начальник отдела поддержки | Ответить на запросы клиентов о сроках предоставления новой версии Подготовить список нерешенных проблем по внедрению у клиента 1 Подписать Акт с клиентом 2 | Сроки определены, информация клиентам предоставлена Список проблем подготовлен и передан в отдел разработки Акт не подписан, есть замечания | Отслеживать работы по подготовке новой версии Совместно с отделом разработки проработать замечания клиента 2 | |
| Начальник отдела разработки | Подготовить к показу новый модуль Внести изменение в механизм ведения учета Устранить ошибку в отчетной форме | Новый модуль не подготовлен, обнаружены ошибки Изменения в механизм ведения учета внесены Отчетная форма изменена | Совместно с отделом поддержки отработать список проблем по клиенту 1 Совместно с отделом поддержки отработать замечания клиента 2 Совместно с отделом продаж подготовить модуль к демонстрации | |
| Начальник отдела продаж | Подготовить и направить 10 клиентам предложения по поставке нового модуля Провести демонстрацию нового модуля у клиентов 3 и 4 | Коммерческие предложения подготовлены и отправлены Демонстрация не проведена в связи с неготовностью нового модуля | Направить коммерческие предложения еще 10 клиентам. Отследить подготовку нового модуля к демонстрации | |
| Начальник методологического отдела | Подготовить обзор изменений в законодательстве | Обзор подготовлен | Проработать запрос от клиента 1 на предмет его соответствия принятой методологии | |
Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?
Кому это нужно
Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.
Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.
Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач. Благодаря этому документу отпадет множество вопросов - от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный». Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени. И от исполнителя это не зависит - устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай - он просто ждет, пока выполнится операция.
А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.
Что писать
Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.
Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай - разумный) вид.
В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа. Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью. Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способызаинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.
Цели отчетов
Для правильного составления и минимальных временных затрат необходимо с самого начала определиться, с какой целью и для чего пишется отчет о проделанной работе за год. Назовем самые популярные:
Обоснование реальной пользы от конкретной позиции в организации;
Подтверждение квалификации того или иного сотрудника;
Демонстрация эффективной работы руководству;
Получение финансирования на следующий отчетный период;
Получение согласия на развитие направления (идеи);
Обоснование расходования выделенных ресурсов и финансов и т. п.
Известная формулировка - правильная постановка задачи обеспечивает 50 % решения - работает и в этом случае. Чем лучше мы понимаем, зачем нужен отчет, тем легче нам его написать. Вплоть до того, что документ «для галочки» совершенно не требует от нас творческого подхода. И затрат времени.
Структура документа
Если на предприятии нет разработанной то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.
В самом начале следует объяснить назначение и логику подачи информации. Разъяснить последовательность изложения и составить оглавление. Для таблицы необходимо дать краткие пояснения, почему выбрана именно такая форма.
Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается. В отчете за длительный период времени вполне уместны иллюстрации в и графиков, которые облегчат восприятие. Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.
Стилистика
Для рядового сотрудника, пожалуй, самым сложным в написании оказывается терминология и формулировка. Пафосный отчет будет выглядеть неестественно и вызовет негативную реакцию руководства. Слишком простые формулировки (отксерено 25 документов, например) также оттолкнут читателя.
Но при этом следует избегать шаблонов. Исключение составляет только тот документ, который никто и никогда не будет читать. С такими задачами мы иногда сталкиваемся, но в этой статье нас интересуют реальные (не для проформы созданные) отчеты.
В любом случае не стоит говорить только о достижениях. Чтобы их подчеркнуть, необходимо рассказать и о трудностях, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы. Помимо прочего, анализ сложностей - это по поводу оптимизации труда для руководящих сотрудников. Примеры отчетов о проделанной работеговорят о том, что не стоит пользоваться обтекаемыми фразами вроде «неудовлетворительное состояние», «возникшие затруднения» и т. п. Лучше все называть своими именами: «сломанный ксерокс», «отсутствие доступа к интернету», «недостаток или несвоевременное поступление информации из сопряженного отдела». Все это позволяет адекватно и объективно оценивать сложившуюся на фирме обстановку.
Оценка результатов
Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.
Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.
Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.
От проблемы к решению
Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.
Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема - причины ее возникновения - постановка задач - решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.
Представление количественных показателей
В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело - разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.
К каждой диаграмме необходимо дать комментарий. Кроме того, необходимо указать, как взаимосвязаны между собой различные графики; разъяснение причинно-следственных связей еще больше облегчит анализ отчета.
Если во время работы были затрачены материальные ресурсы, не стоит просто перечислять их все. Вместо этого следует указать приобретенные блага. Сухая фраза: «Закуплена офисная техника» зазвучит совершенно по-другому, если написать: «Создано 2 рабочих места, что позволило повысить выработку отдела».
Как оформить документ
Несмотря на то что нет единой формы составления, отчет о проделанной работе можно оформлять согласно ГОСТу, определяющему основные критерии научной работы. В нем прописаны требования, предъявляемые к форматированию, типу и кеглю шрифта и т. п.
Что же касается читабельности документа, то здесь есть несколько советов:
Старайтесь, чтобы в одном абзаце было не больше 5 предложений;
Ключевые показатели можно выделять шрифтом или цветом;
Разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу; обязательно оставляйте место для комментариев к ним;
Составьте четкое и лаконичное резюме отчета.
Эти советы помогут облегчить восприятие вашего отчета, а значит, изначально настроят читателя на лояльное отношение к автору документа. Представьте себе, что вы - начальник. И сделайте отчет таким, какой вам было бы полезно и интересно прочесть.
Знаменитый психолог доктор Дэвид Меррилл обнаружил, что можно предсказать поведение человека, если распределить все возможные типы поведения на четыре стиля: Деятель (хочет, чтобы было сделано), Аналитик (хочет сделать все правильно), Друг (хочет быть вместе), Артист (хочет, чтобы его заметили). Ничей стиль не лучше и не хуже других, он просто иной. Но понимание этих различий поможет руководителю получить лучшие результаты от своих сотрудников.
Ваш сотрудник - Деятель
Деятели нацелены на дело, имеют большую настойчивость и низкую отзывчивость, предпочитают полагаться на разумные предположения и интуицию, а не на факты. Они хотят быстрых действий, осязаемых результатов, нетерпимы, говорят убедительным тоном и предпочитают устное общение письменному. Решительность - самая заметная черта Деятеля. Он способен запугать любого менее решительного члена вашей команды.Проблема
Управлять Деятелями непросто, ведь они-то хотят управлять вами. Деятель может выполнить огромную работу за короткое время. Но если он почувствует, что его принуждают или обезличивают, весь процесс окажется иллюзорным. Если он не вдохновился или сопротивляется, ваш проект будет саботирован.
Как работать с Деятелем
Деятели предпочитают изменения и инновации, так что лучшее место для них - это новые проекты, в которых они могут воплощать свои идеи. Победа мотивирует их больше всего. Общаясь с Деятелем, строго придерживайтесь фактов, фокусируйтесь на задачах, а не на чувствах. Вы должны продемонстрировать, что ваши рекомендации исключительно работоспособны, никакие замысловатые способы тут не пройдут. Уважайте потребность Деятеля в высокой самооценке.
Ваш сотрудник - Аналитик
Аналитик имеет низкие и настойчивость, и отзывчивость. Полагается только на факты и детали. Хорошо организован, аккуратен, немногословен, предпочитает письменное общение, его всегда можно застать на рабочем месте. Любит работать в одиночку. Часто задает высокие стандарты (прежде всего для самого себя) и готов выполнить любую работу, чтобы им соответствовать. Склонен говорить структурировано, точно, взвешивая свои слова.Проблема
Аналитик одержим сбором информации, с трудом принимает решения, все время волнуясь, правильный ли выбор делает. Старается избегать конфликтов. Если собеседник поддается эмоциям, Аналитик уходит в свои мысли и становится эмоционально нечувствительным, полагая, что рациональный подход может охладить перегретую ситуацию. Правда, эффект часто бывает противоположным.
Как работать с Аналитиком
Аналитики ценят точность, пунктуальность и организованность. Общаясь с ними, ясно и системно излагайте свои мысли, изучите каждую деталь. Аналитику понравится, что даже для разговора один на один у вас есть письменная повестка дня. Лучше передать ее ему заранее, чтобы он успел продумать все вопросы. Апеллируйте к его потребности в точности и логике. Ваш подход должен быть четко сформулирован и документирован.
Ваш сотрудник - Друг
Друзья имеют низкую настойчивость, но высокую отзывчивость. Они отражают чувства других людей, проявляют большое терпение и верят, что очень важно тратить время на установление взаимоотношений. Они предпочитают непосредственное личное общение телефонному или письменному. С клиентами работают в последовательной и методичной манере. Правда, постановка целей и планирование - не их стихия.Проблема
Друзья выражают себя неуверенно, предпочитают во всем придерживаться проверенных путей, часто откладывают принятие решения. Склонны держать свое мнение при себе.
Как работать с Другом
Друзья - отличные командные игроки. Чтобы выстроить отношения с ними, вам надо показать восприимчивость к их чувствам, быть терпеливым и не жалеть времени на общение с ними. Апеллируйте к их потребности в укреплении отношений. Друзья, как правило, самые способные к оказанию помощи люди. Они часто бросают все свои дела, чтобы помочь коллеге. И они очень оценят то, что вы протянете им руку помощи тогда, когда в сложной ситуации окажутся они.
Ваш сотрудник - Артист
Артисты и настойчивы, и отзывчивы. Они не колеблясь сообщают о своих чувствах и часто выглядят большими энтузиастами. Они общительны, ярки, имеют склонность к драматизации и наслаждаются, когда им удается оказаться в луче прожектора. Они предпочитают работать вместе с другими, отлично умеют налаживать связи и всегда имеют большое количество контактов, которые могут помочь им добиться цели.Проблема
Артист весьма импульсивен и часто сначала делает что-то, а потом уже думает. Он предпочитает работать в соответствии с имеющейся возможностью, а не по плану, и очень редко умеет управлять своим временем. И хотя обычно он, находясь на эмоциональном подъеме, является хорошим мотиватором, он чаще других оказывается в капкане. У Артиста масса идей, но зачастую он не имеет никакого представления, как их реализовать.
Как работать с Артистом
Общаясь с Артистом, покажите, что он вас интересует прежде всего как человек. Учитывайте, что он часто ведет себя драматично и преувеличенно. Артисты - это мечтатели. Поддерживайте их идеи и мечты, одновременно показывая, как превратить разговор в дело. Хорошо помогает ссылка на мнение тех людей, которых Артист уважает.
Эта методика описана в бестселлере Дэвида Майстера «Первый среди равных».
Отчёты по сотрудникам: РСВ, АДВ, СЗВ Гусарова Юлия О том, какие виды отчетности должны представлять предприятия и ИП с сотрудниками, читайте в нашем материале.О том, какую отчетность сдают фирмы и ИП с работниками, вы узнаете из этого материала.
Отчетность на работников обязательна для всех организаций и для тех ИП, которые нанимают людей по трудовым договорам или договорам ГПХ на оказание услуг. Индивидуальные предприниматели сами себя в эти отчеты не включают.
Обратите внимание - все эти отчеты предоставляются только в электронном виде, если количество сотрудников 25 и более. Если меньше 25, разрешается отчитываться как в бумажном, так и в электронном виде.
Ежемесячные отчеты
Каждый месяц необходимо отчитываться только в ПФР по форме СЗВ-М. Ее сдают ИП с работниками и предприятия.
Сведения о застрахованных лицах направляются в ПФР до 15 числа месяца, следующего после отчетного.
СЗВ-М подается на всех, с кем заключены трудовые или гражданско-правовые договоры, независимо от того, делались ли этим людям в отчетном месяце выплаты и перечислялись ли страховые платежи.
Ежеквартальные отчеты
Это 6-НДФЛ, 4-ФСС и расчет по страховым взносам.
6-НДФЛ
Сдается организациями и ИП с работниками ежеквартально в ИФНС, включает выплаченные доходы и удержанный НДФЛ.
За 3 месяца - 30 апреля;
. За 6 месяцев - 31 июля;
. За 9 месяцев - 31 октября;
. За год - до 1 апреля следующего года.
Расчет по страховым взносам
Предоставляется в ИФНС по истечении 30 дней после каждого квартала. Содержит данные об отчислениях на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование. Расчет по страховым взносам ИП с работниками и организации сдают даже в том случае, если никаких выплат в отчетном квартале не было. Имеет значение только наличие действующего трудового или гражданско-правового договора с застрахованным лицом.
4-ФСС
Сдается юрлицами и ИП с работниками в Фонд социального страхования и с 2017 года содержит только данные о страховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
Срок зависит от того, в каком виде направляется документ. Если в бумажном, то до 20 числа после окончания квартала, если в электронном - до 25 числа.
Ежегодные отчеты
Один раз в год подаются сведения о среднесписочной численности, справки 2-НДФЛ и СЗВ-стаж (вместе с ОДВ-1).
Сведения о среднесписочной численности
Справки 2-НДФЛ
Сдаются в налоговую инспекцию отдельно на каждого получателя дохода.
Срок - до 1 апреля по итогам прошедшего года. Если в течение года с дохода физлица по каким-либо причинам не удалось удержать налог, то 2-НДФЛ на этого человека надо подать чуть раньше - до 1 марта, и указать признак «2». Как правило, это бывает в ситуациях, когда доход был в неденежном виде, а его получатель не состоит в штате и не получает других выплат.
Справку 2-НДФЛ в любое время имеет право запросить у работодателя и сам получатель дохода.
Если в течение года выплат сотруднику не было, на него сдавать 2-НДФЛ не надо.
СЗВ-стаж
Это новая форма, введенная с 2017 года.
Дополнительно СЗВ-стаж необходимо отправить в течение года, если сотрудник увольняется на пенсию. Срок - в течение трех дней после того, как получено заявление о начислении пенсии.
Персональный налоговый календарь сервиса напомнит вам о приближающихся сроках отчетности и платежей.
Нужно ли регистрироваться в фондах в качестве работодателя
Страховые платежи с 2017 года администрирует налоговая инспекция, и в ее же компетенцию теперь входит регистрация работодателей в ПФР и ФСС. Когда создается новая организация, инспекция автоматически направит данные в фонды, где предприятию присвоят учетные номера. Организация должна будет только начиная со второго года работы подтверждать в ФСС основной вид деятельности для присвоения ставки по страхованию от несчастных случаев. Срок - до 15 апреля. По итогам первого года работы подтверждать основной вид деятельности не нужно.
Индивидуальные предприниматели регистрироваться в ПФР в качестве работодателя тоже не должны, а вот в ФСС подать сведения придется самостоятельно - в течение 30 дней после заключения первого трудового договора или договора ГПХ. Подтверждать основной вид деятельности в ФСС предпринимателям не нужно.
Отчетность с сотрудниками не составит для вас труда, если станете пользователями сервиса
Когда ИП понимает, что уже не может один справляться со своим бизнесом, он нанимает работников. Когда ИП нанимает работников, он осознает, что у него прибавляется проблем:
- Возрастают расходы – работникам надо платить зарплату плюс за них нужно еще страховые взносы перечислять;
- Приходится организовывать кадровый учет – составление трудовых договоров, ведение трудовых книжек, формирование штатного расписания и иной документации никто не отменял;
- Появляется необходимость теснее общаться с ПФР и ФСС – регистрироваться в качестве работодателя;
- Увеличивается количество отчетов, которые надо сдать в разные органы.
Соответственно, ИП надо четко знать, какие отчеты, куда и когда надо сдать. Проконтролировать этот момент надо обязательно, так как штрафы никто платить не хочет.
Отчеты, которые ИП сдает по своим работникам, сдаются в три инстанции:
- Налоговую;
- Пенсионный фонд России;
- Фонд социального страхования.
Теперь о каждом по порядку.
В налоговую надо сдать 4 отчета
- Сведения о среднесписочной численности работников (СЧР);
- 2-НДФЛ;
- 6-НДФЛ;
- Расчет страховых взносов.
Среднесписочную численность действующие ИП сдают лишь один раз в год. Данные подаются за прошедший календарный год до 20 января уже следующего года. Например, отчет за 2017 год надо было сдать до 20.01.2018 г..
Зачем налоговая вообще собирает эти сведения?
На самом деле, это одна из мер контроля. Численность работников имеет значение при расчете некоторых налогов, при форме сдачи отчетности (на бумаге / электронно), при возможности применения налоговых спецрежимов.
2-НДФЛ сдают также раз в год до 1 апреля , но по каждому работнику! Сколько работников, столько и справок 2-НДФЛ надо сдать! В справке проставляются суммы полученных работником доходов, предоставленных ему вычетов и удержанный НДФЛ за прошедший год.
Те ИП, у которых СЧР равна 25 человек и более, сдают эти отчеты электронно, а вот те, у кого это показатель менее 25, могут подать их в бумажном виде.
6-НДФЛ сдается после каждого квартала , форма общая – она составляется по ИП в целом. Сдать ее надо до первого числа месяца, идущего за кварталом, за который вы составляете отчет. Отчет подается электронно, на бумаге его, как и 2-НДФЛ, могут сдать лишь те, у кого работников было менее 25 человек.
Отнестись к сдаче этого нового пока что для работодателей отчета следует серьезно, так как кроме штрафов за просрочку подачи отчетности грозит довольно серьезная мера – налоговики вправе заблокировать ваш расчетный счет, если вы просрочили подачу 6-НДФЛ более чем на 10 дней. Согласитесь, ничего приятного в этом нет.
Расчет страховых взносов сдается в налоговую инспекцию, туда же платятся взносы, а не в ПФР. Исключение составляют взносы на травматизм, они, по-прежнему перечисляются в ФСС. Отчет сдается по итогам каждого квартала до 30 числа месяца, идущего за этим кварталом.
В ПФР надо сдать два отчета
- Сведения о страховом стаже;
- Отчет СЗВ-М.
Сведения о страховом стаже застрахованного лица представляется 1 раз в год по итогам отчетного периода – в данном случае по итогам года. Сдать его надо до 1 марта уже следующего года. Введение формы также связано с передачей страховых взносов в ведение налоговой и отменой формы РСВ-1.
Отчет СЗВ-М совсем новый, ввели его недавно – с апреля 2016 года.
Сдавать его надо ежемесячно, срок сдачи — до 15 числа месяца, наступившего за отчетным. Критерий обязательной сдачи его электронно тот же – 25 работников.
В бланке указываются сведения о работодателе, а затем идет список работников: прописывается ФИО, СНИЛС и ИНН. К работникам здесь относятся те, кто оформлен по трудовому договору или договору ГПХ. ИП, не имеющие ни одного работника, не заполняют отчет.
По сути, отчет представляет собой сведения о застрахованных лицах. Его введение связано с тем, что ПФР нуждается в информации о работающих пенсионерах – чтобы отсеять тех, кому не положена индексация пенсии.
В ФСС сдается только один отчет
4-ФСС ежеквартально сдают все работодатели, уплачивающие взносы по несчастным случаям.
В отчете указываются сведения о взносах за сотрудников — начисленным и уплаченным. С 2017 года форма сильно изменилась: в ней остался только один раздел – по взносам на травматизм. Отчет требуется для того, чтобы ФСС мог возвратить работодателю часть выплаченных им сумм.
4-ФСС сдается либо электронно, либо на бумаге – это зависит от численности работников (критерий все тот же – 25 человек). Срок сдачи отчета в электронном формате — до 25 числа месяца, идущего за кварталом, для бумажного формата этот срок меньше – до 20 числа.
При отсутствии деятельности, а, соответственно, и взносов, сдается нулевой отчет, в котором заполняется титульник и обязательные таблицы. К такому отчету лучше сразу приложить пояснения, раскрывающую причину сдачи нулевого отчета.
