Каждый человек на Земле хочет добиться успеха, однако не у всех это получается, так
как многие не понимают разницы между процессом и результатом. Лишь малый процент
становятся профессионалами и достигают высот. Для того, чтобы добиться желаемых
результатов в определенной области, требуется потратить на выбранное дело около 8
часов в сутки. Это примерно 5 лет с режимом работы 56 часов в неделю. Поражает, не так
ли?
Возникает вопрос, каким наилучшим образом спланировать свой день, чтобы работа
продвигалась продуктивно и приносила результат, не забывая о законе Парето: 20%
затраченного времени принесут Вам 80% результата. Ответ прост - освоить навыки тайм-
менеджмента.
Для себя я определил, что «тайм-менеджмент» - образ жизни человека, а главный
принцип - быть вовлеченным в процесс. Все мои наблюдения и знания я сгруппировал
в простые советы. Почему именно советы? Так как именно совет отражает опыт отдельно
взятого человека, но его не стоит воспринимать как прямое руководство к действию.
Запомните - этот день обмену и возврату не подлежит. © Уоррен Баффет
№ 1. Поставьте цель
И да... в конце меня попросили сказать вам что-нибудь хорошее: удачи, ребята, жизнь - интересная штука!» Потом он развернулся и ушёл.
В зале была тишина, каждый сидел со своими мыслями. После его речи все выпускники
решили написать свои цели. Спустя 25 лет преподаватели заметили, что выпускники того
года стали гораздо успешнее, чем выпускники остальных лет».
№ 2. Принимайте правильные решения
Тайм-менеджмент - умение принимать правильные решения в нужный момент времени.
Будучи процессом, а не результатом, хорошие решения могут приводить к плохим
результатам и наоборот. Хорошее решение всего-навсего повышает вероятность хорошего
результата, но никогда не гарантирует его. Коносуке Мацусита, японский бизнесмен,
однажды сказал, что самый лучший момент для принятия решения - сейчас. Не
забывайте об осознанности момента: совершение движения ради движения. Также для
достижения результата необходимо помнить о трех факторах: правильное время,
правильное место, правильный человек.
Память о том, что я скоро умру, - самый важный инструмент, который помогает мне
принимать сложные решения.
© Стив Джобс
№ 3. Делай осознанный выбор
98% людей на Земле проживают чужую жизнь, не совершая осознанный выбор. Для 2%
людей жизнь слишком коротка, чтобы тратить её на бесполезные вещи. К осознанности
своих действий идут годами, но начать необходимо с вопроса: «Зачем я это делаю?».
Например, «Зачем я встаю в 6 часов утра и еду на нелюбимую работу?». Человек
за 1 день совершает около 5000 выборов, поэтому важно исключать худшее из всех
альтернативных решений, чтобы проживать жизнь более осознано. Необходимо доверять своему внутреннему навигатору и идти, не сомневаясь в правильности выбранного пути.
К сожалению, в нашей стране многие люди разучились осознанно принимать решения.
Почему же так произошло? В СССР людям не давали права выбора: они шли
в определенный детский сад, потом в школу рядом с домом, поступали в университет,
не понимая кем будут через 5 лет, а после попадали под распределение на работу. И всё,
твоя жизнь - решения кого угодно, только не тебя.
- Как вам удается столько успевать и относится ко всему оптимистично?
- А я просто ни с кем не спорю.
- Но это же невозможно?
- Ну, невозможно так невозможно...
№ 4. Постоянно учись
Будьте по жизни в позиции ученика, а не учителя. Будьте голодными до знаний
и сомневающимися по отношению к имеющимся! В России почему-то люди, окончившие
университет, считают, что они постигли все тайны на Земле и учиться дальше не имеет
смысла. Стоит помнить, если человек не использует какой-либо орган в организме -
он атрофируется.
Постоянно добавляйте нагрузку на свой мозг: читайте в день
по 10 страниц, учите по 10 иностранных слов. Также не стоит забывать про свое
физическое состояние: здоровое питание и регулярные занятия спортом. Для Вас
наглядным примером может послужить книга Дэна Миллмэна «Путь мирного война».
Главная идея книги: живи здесь и сейчас.
№ 5. Действуй чужими руками
Ли Яккока, американский менеджер, сказал, что для становления великим управленцем
нужно действовать чужими руками. Приведу пример из жизни. Все студенты несколько
раз в год сдают сессию, на протяжении которой за короткий промежуток времени
студенту необходимо освоить материал и объяснить его на экзамене. Вместо того, чтобы
читать 6 часов книгу преподавателя, лучше подойти к нему и поговорить на данную тему.
Все свои мысли, изложенные в книге, он Вам расскажет за 30 минут. Важно помнить, что
люди не посоветуют посмотреть плохой фильм или прочить отвратительную книгу. Как
правило, человек искренне делится своими яркими эмоциями. В 21-ом веке необходимо
получать и обрабатывать информацию в максимально сжатом варианте за короткий
промежуток времени.
№ 6. Больше - практики, меньше - теории
Чтение - очень полезный навык, но не стоит думать, что, если человек прочтет все книги
по определенной тематике, он станет гуру. Это не так! Важно понимать, какую
практическую пользу для Вас содержит книга, чтобы после прочтения ее можно было
использовать на практике. Не зря на Западе говорят, что лучше сделать и пожалеть, чем
не сделать и жалеть всю жизнь. Важно осознавать, что ошибки - необходимые
составляющие нашей жизни, именно благодаря им мы эволюционируем и
совершенствуемся. Из всех книг по данной тематике рекомендую прочесть книгу
по управлению своим временем - «Getting things done». Она поможет структурировать и
систематизировать Вашу повседневную жизнь.
№ 7. Используйте свой телефон
У мастера всегда должны находиться под рукой инструменты. У гуру тайм-менеджмента
свой инструмент - смартфон. Телефон должен оптимизировать время, а не отнимать. Я,
например, давно отказался от использования органайзера, записной книжки,
ежедневника. В веке высоких технологий необходимо использовать ресурсы, которыми
нас обеспечивают программисты. Приведу список программ, которые я испробовал на
собственном опыте и продолжаю использовать на своём смартфоне: Calendars 5,
aTimeLogger, 2Do, Things, Smart Alarm, When to Sleep.
Персональный тайм менеджмент - это целенаправленное и последовательное применение испытанных наукой и практикой методов и приемов менеджмента в повседневной жизни для того, чтобы наилучшим образом использовать свое время и собственные способности, сознательно управлять течением своей жизни, умело преодолевать внешние обстоятельства. В основе тайм менеджмента лежат определенные правила, придерживаясь которых любой человек, независимо от рода своей деятельности, может распределить свое время максимально эффективно.
Мы подобрали несколько правил, наиболее подходящих именно для студента, понятных и легких в применении.
Первое правило – «Думай на бумаге». Суть его состоит в том, что бы излагать свои цели и шаги, необходимые для их достижения, в письменном виде. Это помогает поставить перед собой максимально четкую цель, детально распланировать то, как вы будете ее достигать, и избавляет от необходимости постоянно держать все ваши планы и важные дела в голове.
Следующее правило – «Загодя планируй каждый свой день». На планирование своего дня у вас уйдет максимум 10 – 20 минут. Но эта небольшая «жертва» поможет сэкономить 100 – 120 минут потраченного иначе впустую времени и бесцельно растраченных усилий на протяжении всего дня. Вечером накануне, в конце рабочего дня составьте перечень дел, планируемых на завтра, включите туда и то, что Вы, возможно, не успели выполнить сегодня. Так, Вам не придется тратить время на составление плана утром, а за ночь ваш перечень подвергнется полному усвоению Вашим подсознанием.
Правило «80/20». Это правило гласит, что 20% выполненной Вами работы обеспечивают 80% полученных Вами результатов. Те самые 20% дел являются, как правило, самыми важными и одновременно самыми сложными, именно они чаще всего вызывают нерешительность и оказываются отложенными в «долгий ящик». Ваша задача – уметь выделить из всего списка эти самые важные дела и немедленно приступить к их выполнению, не допуская промедления.
Правило «Думай о последствиях». Последствия выполнения или невыполнения любой задачи определяют важность этой задачи лично для Вас. Необходимо ориентироваться на будущее, на те перспективы, которые открываются перед Вами, когда Вы достигаете какой – либо цели, и на те негативные последствия, которые может повлечь за собой невыполнение Ваших обязанностей. И чем более отдаленные последствия Вы сможете просчитать, тем лучше.
Метод «АБВГД». Суть этого метода в том, что бы расставить приоритеты между теми делами, которые Вы запланировали. Не все они одинаково важны. А, Б, В, Г и Д – это буквы которые Вы будете ставить напротив каждого пункта Вашего перечня дел, что бы обозначить их важность.
Задачи типа «А» это те задачи, выполнение которых наиболее важно, срочно и обязательно, а невыполнение их повлечет за собой серьезные негативные последствия. Если таких задач в Вашем плане несколько, то проранжируйте их в соответствии с их важностью: «А1», «А2» и так далее.
Задачи типа «Б» это задачи, которые Вам следует выполнить, но их невыполнение не приведет к серьезным последствиям.
Задачи типа «В» это то, что было бы прекрасно сделать, но это дело не повлечет за собой значимых последствий. Это такие дела, как звонок другу, личное дело, выполненное в рабочее время, и тому подобное.
Задачи типа «Г» это та работа, которую Вы можете поручить кому-нибудь другому.
Задачи типа «Д» это то, что можно вообще не делать. Это может быть задача, которая прежде была важна, но теперь утратила свою актуальность.
«Тщательно подготовься перед тем, как начинать работу».
Перед началом работы очень важно иметь под рукой все необходимое. Приберите на своем рабочем месте так, что бы там не осталось ничего, не относящегося к задаче, которую вы собрались выполнять. Уберите все лишнее. Затем окружите себя материалами, которые вам понадобятся. Желательно так, что бы вам потом не пришлось вставать, выходить из комнаты и так далее. Расположите все так, что бы вам было максимально удобно.
Разрезай задачу на ломтики.
Если вам предстоит очень крупное и трудоемкое дело, оно зачастую кажется практически не выполнимым, заставляя вас медлить с его выполнением. Облегчить эту задачу не сложно – следует лишь разделить предстоящее дело на четкие, логически завершенные этапы. Вам останется лишь постепенно, в несколько приемов справится с вашей задачей.
Заключение
Итак, мы рассмотрели несколько ключевых правил персонального тайм менеджмента. Это те правила, которые наиболее легко применимы в повседневной жизни, которые позволяют экономить свое время, эффективно распределять усилия, идти прямиком к достижению Вашей цели. Искренне надеемся, что Вы, уважаемый читатель, нашли в этой статье для себя что - то полезное, подходящее лично Вам. В любом случае, какими бы не были Ваши цели, действуйте, и Вас непременно ждет успех!
Список литературы
http://s-kalinin.blogspot.ru/2011/12/blog-post_15.html
http://www.nnre.ru/delovaja_literatura/personalnyi_menedzhment_testy_i_konkretnye_situacii_praktikum/p3.php
Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку». – 2007 год, - 55 с.
Статью подготовила Кузнецова Н. (студентка 791гр.)
Здравствуйте, друзья! На связи Дмитрий Шапошников.
По моему наблюдению современный успешный человек неизбежно сталкивается с понятием «тайм-менеджмент». Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки.
Прочитав статью, вы усвоите самое важное об управлении временем, ознакомитесь с основными концепциями успешного тайм-менеджмента. Все это в сопровождении моих примеров и комментариев. Я надеюсь, что изучение этой темы будет для вас полезным, интересным и увлекательным!
Начнем, друзья!
1. Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения
Прямой перевод данного термина «Time Management » с английского – «управление временем ». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.
Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:
Тайм-менеджмент - это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.
Ещё один вариант определения.
Тайм-менеджмент - это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.
Девиз профессионального тайм-менеджера:
Работай меньше, успевай больше!
Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.
Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.
Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.
Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.
Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.
История тайм-менеджмента
Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.
Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.
Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.
В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».
Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.
Для этого он предложил использовать два правила:
- Каждый день с утра составлять список дел.
- Расставлять дела в порядке уменьшения важности.
На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.
Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.
Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача - «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.
Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.
Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:
- строгий учёт времени;
- оптимизация временных ресурсов;
- планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
- организация мотивации.
Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни.
Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.
2. Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения
Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.
Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.
Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.
Миф 1. Никто не может управлять временем
Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.
Зато человек может делать следующее : управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.
Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.
Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.
Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.
Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее
Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.
Эффективно использовать методы тайм-менеджмента – не значит делать больше или увеличивать производительность за счет скорости выполнения работ.
Речь идёт о повышении личной результативности через исключение ненужных задач и устранения так называемых «пожирателей времени» или «хронофагов».
К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.
Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.
Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания.
Миф 3. Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора
Люди боятся превратиться в роботов, но на деле уже являются ими, а также рабами собственных психоэмоциональных привычек и шаблонов поведения.
Управление временем не ограничивает нашу свободу, а наоборот – создаёт её.
Тайм-менеджмент необходим не только офисным сотрудникам, руководителям и менеджерам: управлять главным ресурсом жизни – собственным временем – нужно всем, кто относится к себе ответственно и серьёзно.
Практический критерий необходимости внедрения в жизни принципов тайм-менеджмента – наличие 4-х и более дел в плане на текущий день (учитываются не только профессиональные, но и личные дела). Это нужно и бизнесменам, и свободным художникам, и домохозяйкам.
Пример
Если вам нужно закончить проект по работе, поговорить об этом с начальством, после работы зайти в мастерскую по ремонту телефонов и наконец, забрать малыша из детского сада, то разумное планирование времени – ваша насущная необходимость.
Планирование и распределение ресурсов помогает быстрее достичь важных целей и высвободить время на отдых, восстановление сил, общение с друзьями и близкими. Тайм-контроль позволяет достигать результата быстрее и с меньшими затратами.
Что касается жизни по расписанию, то разумная организация труда и отдыха ещё не приносила вреда никому. А для спонтанности и творческого подхода (если таковые имеются) в любой работе всегда найдётся место.
3. Как управлять временем – 7 главных принципов тайм-менеджмента
А теперь перейдём к практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть. Ниже я описал основные принципы и правила.
Принцип 1. Планируйте свои действия
Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите у конвейера, подрабатываете курьером в свободное от учёбы время – чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).
Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, всегда нужно иметь заранее составленный план – это поможет справляться с работой более эффективно и оперативно.
Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.
Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента :
- Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует.
- Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
- Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.
Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить.
Всегда оставляйте определенный резерв времени на «форс-мажор» - непредвиденные обстоятельства.
Помните, что те несколько минут, что вы затратите на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе внедрения в жизнь.
Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи
Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи.
В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей» . Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному.
Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.
Он называется принцип SMART .
Согласно данному принципу цель должна быть :
- конкретной (Specific);
- измеримой (Measurable);
- достижимой за определенный период (Attainable);
- актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
- ограниченной во времени (Time-bound).
Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи – её конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.
Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.
Даже самые великие творцы не создавали свои произведения сразу целиком – сначала они составляли план, а затем выполняли его по пунктам. Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя общего направления.
Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий
О необходимости обязательно фиксировать план действий уже было сказано выше. Здесь же рассмотрим, каким образом это лучше всего сделать. Существует несколько рабочих и действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.
Один из таких методов называется . Объясню, как это выглядит на практике.
Пример
Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.
В диаграмме Гранта указываются все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередности выполнения.
Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объёмные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач.
Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа.
Принцип 4. Расставляйте приоритеты
Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.
Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД» .
Способ АБВГД (ABCD)
«А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т.д.
Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.
Специалист по практическому тайм-менеджменту советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» - это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «послеобеда», на вечер, а то и на завтра.
Но суть в том, что тем самым создаётся постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполнятся практически сами собой.
Логическим продолжением метода Брайна Трейси здесь является закон или принцип Парето.
Закон Парето
20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий - лишь 20% результатов.
Таким образом наша задача - выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.
Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра» . Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным.
Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории :
- срочные и важные;
- важные, но не срочные;
- срочные, но не очень важные;
- неважные и несрочные.
Первая категория : срочные и важные - это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно.
По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.
Мой секрет тайм-менеджмента - находиться в секторе « Важные - Не срочные» .
Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь вы занимаетесь по настоящему важным.
Не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных!
Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка.
Можно ежедневно составлять примерно такую таблицу, основанную на «Матрице Эйзенхауэра».
Не поленитесь, и внедрите эту простую таблицу в свою систему планирования дня.
Принцип 5. Фокусируйтесь на главном
Я уже говорил, как важно достигать поставленных целей, в этом пункте расскажу о том, как делать это максимально эффективно.
Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, - важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента.
Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить 10 000 рублей и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии.
Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны.
Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени.
Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование - это составляющая классического менеджмента.
Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.
Самые элементарные примеры: свою машину можно помыть не самостоятельно, а отдать в автомойку, или еще: потекший кран в ванной можно починить самостоятельно или вызвать профессионального сантехника.
Запомните
Любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансов и затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим.
Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.
Менее важные дела можно выполнять в «не-ресурсное время».
Речь идет о той части дня, когда вы находитесь уже не на пике своих умственных и физических сил, например, в конце дня, когда есть усталость.
Также, к примеру, находясь в транспорте или в очереди, можно совмещать ожидание с обучением – прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству или развитию одного из навыков личной эффективности.
Ещё один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет».
Не подумайте, что отказывать нужно всем без разбора.
Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас ваших энергетических и временнЫх ресурсов не давая ничего взамен.
Говорите «нет» болтливой соседке или сотруднице, чтению бульварной прессы, интернет-серфингу по соцсетям и развлекательным ресурсам, просмотру ТВ.
Помните, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то вас отвлекло от дела, может стать причиной срыва планов.
Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента
Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.
Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.
Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью - в каком направлении и с какой скоростью она движется.
Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.
В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность - уникальна.
Принцип 7. Планируйте отдых
В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом, я скажу более того - планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.
Пример из жизни Радислава Гандапаса
Известный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, как он рассказывал на одном из своих тренингов, планирует в своем рабочем расписании дни на посещение гольф-клуба. Это важное хобби в его жизни.
Эти дни он выделяет красным как мероприятия высшей степени важности, которые не подлежат переносу.
В противном случае, говорит Радислав, ему не удается поиграть в гольф в принципе, так как всегда находятся дела поважнее.
Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.
Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими – это такие же важные факторы эффективного тайм-менеджмента, как планирование и постановка целей.
4. Обзор популярных книг и тренингов по управлению временем и повышению личной эффективности
Существует масса полезной литературы по управлению временем. Отдельные издания посвящены тайм-менеджменту для женщин (молодых мам, домохозяек), студентов, школьников, руководителей.
Проводятся семинары, конференции, мастер-классы и тренинги по тайм-менеджменту.
На мой взгляд, максимально информативными и доступными книгами по данной теме являются труды Глеба Архангельского, Евгения Попова и Брайана Трейси.
Евгений Попов – автор курса «Хозяин времени», создатель видеоуроков по данной теме, практик успешного бизнеса в Интернете. Имеет личный сетевой ресурс, на котором все желающие могут приобрести интеллектуальные продукты автора.
Если вы хотите быстро овладеть основами практического тайм-менеджмента, обязательно изучите курс Евгения Попова « ».
Глеб Архангельский – ведущий российский специалист по вопросам управления временем. Руководитель собственных корпоративных проектов по внедрению тайм-менеджмента в практику крупнейших отечественных компаний – РАО ЕЭС, «Вимм-Билль-Данн» и других. Создатель бестселлеров: «Организация времени» и «Тайм-драйв».
Брайан Трейси - ведущий мировой эксперт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писатель, оратор.
Другие книги данной тематики: «Тайм-менеджмент по помидору» (Штафан Нётеберг), «Жесткий тайм-менеджмент» (Дэн Кеннеди), «Максимальная концентрация» (Люси Паладино).
5. Заключение
Подведём итоги, друзья! Сам я лично стараюсь использовать следующие элементы тайм-менеджмента:
- планирование дня;
- расстановка приоритетов (АБВГД);
- работа со списком задач.
На практике убедился, что планирование времени упрощает жизнь и помогает больше успевать.
Главное, чтобы это вошло у вас в привычку. А привычка формируется 20-30 дней. Вам нужно будет продержаться совсем немного, чтобы вы привыкли делать правильные вещи, а затем система привычек и управления временем будет работать на вас.
Многие студенты, заинтересованные в развитии своей карьеры, все чаще начинают работать во время учебы. Это правильное решение, поскольку очень важно нарабатывать профессиональный опыт, который пригодится в дальнейшем. Для того чтобы успешно совмещать работу и учебу, помогут навыки организации своего времени.
Алексендр Яныхбаш, бизнес-тренер компании BEST FOR NEXT*
Мы часто говорим: «Мне бы 25 часов в сутки, вот тогда бы я все успел». Но даже если и добавить один час, все равно те, кто не успевал раньше, так и будут не успевать далее. Почему есть люди, у которых те же 24 часа в сутках, но которые успевают значительно больше нас? Личная продуктивность зависит не от количества часов в сутках, а от умения распоряжаться своим временем и делами.
Поскольку современная прогрессивная молодежь часто выбирает девиз по жизни «Бери от жизни все!», одним из самых насущных становится вопрос совмещения учебы и работы. Разумеется, в студенческие годы и про отдых не нужно забывать, поэтому к предыдущему вопросу еще добавляется «как успевать отдыхать».
Сейчас многие студенты, заинтересованные в развитии своей карьеры, все чаще стали начинать работать во время учебы . Надо сказать, что это правильное решение, т.к. очень важно нарабатывать опыт, получать специфические знания и навыки, которые пригодятся в дальнейшем. Не секрет, что многие работодатели при приеме на работу даже не смотрят в диплом, свидетельствующий о том, что человек закончил учебное заведение и имеет какие-то знания в определенной области. Начальство интересует, что умеет человек, каким опытом он обладает, что у него есть за плечами, что позволит ему решать встающие перед ним задачи. Поэтому во многих областях очень важно уже на выходе из вуза или колледжа иметь определенный багаж опыта.
Однако если студентам вечерних отделений совмещать работу и учебу сравнительно проще, то для студентов дневных отделений это часто представляет большие сложности, т.к. во многих вузах преподаватели откровенно против работы в период обучения. «Вы сюда не работать пришли, а учиться, поэтому забудьте о том, чтобы оправдывать свою неподготовленность к экзамену тем, что вы работали» (профессор одного из вузов Москвы).
Повезло тем, кто смог договориться с преподавателями о выборочном посещении лекций, семинаров или досрочной сдаче экзаменов. Однако если этого не удалось сделать, а потребность в финансах и желание трудиться только растет, нам помогут знания того, где и как можно работать, а также определенные навыки организации своего времени.
Начнем с того, какие есть варианты для работы во время обучения.
1. Работа дома. Очень удобный формат работы, который отлично подходит для таких профессий как переводчик, репетитор, дизайнер, программист, копирайтер. Работа дома привлекательна тем, что не требует расходов времени и денег на дорогу. Кроме того, многие говорят, что дома им легче сосредоточиться и выполнить задание, чем в шумном окружении офиса. Но есть и минусы, т.к. работая в офисе, ты наблюдаешь за работой целого ряда специалистов и лучше погружаешься в профессиональную среду.
2. Перевод на вечернее отделение. Бывает так, что обстоятельства вынуждают студентов искать работу. При этом часто выбирается не та деятельность, которой хотелось бы заниматься, а первая попавшаяся вакансия. Если у вас не тот случай, то для начала нужно правильно расставить приоритеты. Задайте себе вопрос: «Что для вас представляется на данный момент первостепенным: получение знаний и заложение фундамента или получение опыта и возможность зарекомендовать себя». Если вы на первое место ставите работу и готовы меньше времени уделять учебе, то подумайте над переводом на вечернее отделение. Для многих студентов учеба на «вечерке» является спасением, хотя в плане глубины знаний, дневная форма обучения выходит вперед. Готовьтесь к тому, что ваш день будет насыщен по максимуму. Утром вы едете на работу, после рабочего дня, который наполнен событиями, встречами, конфликтами, эмоциями или физической нагрузкой, вы едете в учебное заведение, где в течение нескольких часов продолжаете впитывать информацию. При этом ваша голова может быть забита рабочими вопросами, а тут еще домашнее задание, чтение литературы по предмету и курсовая работа. Такой график помогает выработать выносливость, умение работать в режиме многозадачности и совмещать несколько дел во времени.
3. Поиск работы с гибким графиком или посменно. Это могут быть профессии продавца-консультанта, помощника менеджера, промоутера, фотографа, бармена, официанта, оператора call-центра и др. Такой вариант удобен тем, что можно составить график работы с учетом занятий, а также всегда можно договориться с коллегами о подмене. В случае работы по гибкому графику придется самому быть очень гибким, поскольку нужно быстро реагировать на происходящие изменения и уметь подстраиваться.
4. Работа в вечернее время. Вы можете договориться с работодателем о работе на половину ставки, например, в вечернее время. Это удобно тем, что днем вы будете посещать лекции, а после учебы - работать в офисе или в полях. Но иногда занятия в университетах заканчиваются и в 17, и в 18 часов, так что подумайте о том, какие лекции вам придется пропускать и стоит ли оно того. Многие студенты после лекций работают в своих же учебных заведениях в качестве лаборантов или помощников профессоров, что позволяет им глубже постигать научные тонкости.
Стажировки
Многие компании и вузы организуют стажировки для студентов. Это отличный шанс поработать в хорошей компании, узнать о работе разных специалистов изнутри, понять, насколько та или иная профессия подходит вам и, наконец, заявить о себе потенциальному работодателю. Обычно вузы не против стажировки своих студентов в компаниях и охотно идут навстречу. Но имейте в виду, что во многих компаниях стажерам не выплачивается заработная плата, в лучшем случае - небольшая стипендия, так что к этому тоже нужно быть готовым.
Как видно, есть ряд способов, позволяющих не забросить учебу и найти компромисс между получением образования и практикой. Однако многих интересует, как совмещать одно с другим, чтобы «везде успеть».
Принцип заблаговременности
Наверняка многим знакома такая ситуация: до экзамена остается 30 дней и вам выдают 30 экзаменационных билетов. Одной из первых в нашей голове проскакивает мысль: по одному билету в день можно спокойно подготовить. Проходит 15 дней, мы еще не садились за подготовку, но понимаем, что 2 билета в день тоже можно выучить без особого труда. На 20-й день у нас уже становится 3 билета в день, на 25-й день - 6 билетов в день. Так постепенно мы приближаемся к последнему дню и всем известной «ночи перед экзаменом». То же самое относится и к написанию курсовых и дипломных работ. Известная проблема, в которой определенное негативное событие мы стараемся отодвинуть от себя и не спешим с ее решением. Иногда даже проще бывает регулярно работать в течение семестра и получить «автомат».
Принцип заблаговременности позволяет нам грамотно организовать подготовку к экзаменам. Главное - это заранее планировать события, связанные с учебой, работой или досугом. Чем плохо постоянно находиться в состоянии, когда «сроки поджимают»? Во-первых, нарастает эмоциональное напряжение, во-вторых, спешка ведет к увеличению количества ошибок, в-третьих, большой объем информации, которую вы пытаетесь «упаковать» в свой мозг за небольшой промежуток времени, быстро забывается.
Старайтесь заранее планировать свой месяц: какие рабочие дни и выходные у вас будут, какие важные события и мероприятия нужно посетить, кого поздравить с днем рождения, когда крайний срок сдачи реферата или статьи. Предстоящую неделю старайтесь планировать с особой тщательностью: распишите, в какой день и во сколько должно произойти то или иное событие; отметьте временные рамки и «окна» в своем ежедневнике.
Принцип фиксации событий
Старайтесь не держать все в голове, а фиксировать на носителях информации. Таким носителем может быть обычная тетрадь, ежедневник (которых сейчас на рынке множество и можно подобрать наиболее удобный), планинг, органайзер в мобильном телефоне или специальная программа на компьютере. Ведение планировщиков позволяет вам наглядно представлять свою загруженность событиями и задачами.
Старайтесь планировать в деталях свою неделю и день. Планирование дня начните с составления списка задач - «To Do List». Далее определите, сколько времени займет выполнение того или иного дела, в какой промежуток времени лучше вставить задачу и когда нужно ее завершить.
Принцип параллельности дел
Если вам приходится учиться и работать, то вам просто необходимо освоить технику «сэндвича». Суть этой техники заключается в том, что когда вы заняты каким-то делом, не требующим от вас активной вовлеченности и сильной сосредоточенности, параллельно вы занимаетесь каким-то другими делами, которые можно выполнить здесь и сейчас. К примеру, по пути из университета вы можете читать книгу, переписывать лекции, делать домашнее задание, учить иностранные слова с плеером. Здесь очень важно быть чувствительным к ситуациям, когда время можно заполнить одновременно несколькими делами.
Принцип осознанного отдыха
Помимо работы и учебы нам хочется иметь свободное время, чтобы встречаться с друзьями, ходить в кино, читать книги и т.д. Многие из нас не умеют отдыхать: или просто не могут отключиться от дел и расслабиться, или отдыхают так, что на следующий день чувствуют себя крайне плохо. Как бы то ни было, к отдыху следует подходить вдумчиво: отводите себе время для встреч с друзьями, заранее планируйте совместное времяпрепровождение с семьей. Даже в течение дня нужно делать перерывы в работе, чтобы восполнить внутренние ресурсы. Отдыхом может быть и чтение книг и просмотр телевизора, если вы чувствуете в этом потребность. Также хорошо отвлечься помогают занятия спортом (особенно в компании друзей).
Принцип гибкости
Вы должны быть гибкими и своевременно реагировать на изменения в вашем распорядке дня. Если запланированная встреча с друзьями переносится, то используйте высвободившееся время для саморазвития: почитайте книги, сходите в музей, посетите тренинг по управлению временем, позвоните старым знакомым. Меняйте местами свои планы, если это возможно. Помните, что планирование - это один из вариантов развития событий, который может быть скорректирован вами в нужном направлении. Главное - ценить свое время и наполнять его полезными делами.
Эти принципы позволят вам более эффективно организовать себя и успевать как можно больше. Таким образом, у вас будет зарезервировано место под отдых, грамотно организован учебный процесс и будет находиться время для работы и освоения профессиональных вершин .
*BEST FOR NEXT занимается развитием лидерских и коммуникативных качеств среди молодежи. В рамках проекта проводятся тренинги, мастер-классы, индивидуальное и корпоративное обучение, бизнес-лагерь.
Наверное, каждый второй человек постоянно жалуется, что он ничего не успевает, вечно находится в спешке. Студенты вообще с гордостью говорят о том, что процесс подготовки к экзамену начинается в ночь перед самим экзаменом, пишут курсовую в ночь перед защитой. Но всё же это связано с нервами.
Многие не признаются, но это серьёзная нагрузка на нервную систему. Да и результативность от такого графика явно не на самом высоком уровне. В студенческие годы люди привыкают к такому графику, вернее, - к его отсутствию. Бывший студент устраивается на работу и продолжается то же самое - всё делается в последний момент, всё в спешке. И при этом популярная жалоба:
Я не успеваю ничего!
При этом также прекращают смотреть за собой, появляется живот, потом второй подбородок, но как же по-другому, ведь
Я весь (вся) в работе, у меня нету времени на спорт, фитнес, у меня нету даже часа в день на это
А как люди узнают, сколько у них времени
в запасе, если не пытаются его даже посчитать? Как всем известно, в сутках ровно 24 часа. Несмотря на это, почему-то некоторые успевают больше, а некоторые - ничего вообще. Для всех количество часов в сутках одинаково, время
течёт с одинаковой скоростью. Все в равных начальных условиях. Так в чём секрет? Почему одни успевают зарабатывать кучу денег, отлично выглядеть, иметь отличную фигуру, всегда быть в хорошем настроении, быть здоровыми на все 100%, а другие - вечно жалуются, что времени
вообще нет, всё своё время «посвящают» работе, выглядят ужасно и всегда ходят с кислым выражением лица?
Всё очень просто. Первые ценят своё время. Они понимают, что это самый ценный ресурс. Успешные люди планируют свой день. Каждый свой день. Причём расписывают его по часам. По статистике в среднем человек тратит до 2 часов времени в день на бесполезный сёрфинг в интернете или пролистывание новостей вконтакте, ну или в других социальных сетях. К слову, на тренировку в спортзале уходит 1-1,5 часа времени
. Телефонные разговоры на отвлечённые темы во время рабочего дня тоже занимают много времени. Да и вообще у многих нет определённых поставленных задач, которые надо выполнить. От этого возникает чувство неопределённости. Человек пытается сделать всё и сразу, но не успевает сделать ничего.
Поэтому надо завести блокнот, тетрадь, или же использовать более инновационные варианты, кому как по душе, и каждый раз перед сном планировать свой последующий день.
Определить задачи на день и распланировать их выполнение в течение дня. Записывать надо всё, в том числе и то время, когда Вы добираетесь на учёбу
и обратно, учитывать то время
, которое Вы тратите на приём пищи. То, чем Вы планируете заниматься на учёбе
тоже расписывать.
Вечером можно выделить где-то 1 час на просмотр почты и социальные сети. Во время
подготовки к занятиям выключите звук на телефоне, или же вообще отключите его. Это гарантированно даст Вам, как минимум, дополнительный 1 час времени. Ну и конечно же, чтобы не стать таким вот роботом (о чём многие подумали) окончательно, в выходные дни надо выделить один день, который Вы не будете расписывать и планировать.
Планируйте свой день подробно, становитесь более дисциплинированным человеком, тогда начнёте замечать, что у Вас есть время и на учебу , и на спорт, и на отдых, и на друзей, и на семью. В современном мире человек, который не ценит и не контролирует своё время , многого не добьётся. Удачи!
