Здравствуйте, уважаемые посетители блога! В этом материале мы продолжим рассматривать вопросы, связанные с трудоустройством, и в центре нашего внимания окажется документ, который сегодня все чаще и чаще прилагается к резюме – сопроводительное письмо. , мы уже благополучно выяснили, но это не единственное, от чего зависит ваш успех: очень важно знать, как правильно написать сопроводительное письмо к резюме (пример того, как составлять эффективное письмо, вы найдете ниже).

Сейчас, когда люди отличаются высокой социальной мобильностью, стремятся улучшать свои условия жизни и труда, переход трудоспособного населения из одной организации в другую является вполне обыденным явлением. Разумеется, граждане, которые находятся в активном поиске работы, заинтересованы в том, чтобы потенциальный работодатель остановился именно на их кандидатуре.

Для успешного выполнения этого жизненного «квеста» нужно не только обладать профессиональными компетенциями высокого уровня, но и уметь проинформировать об этом работодателя. Для этих целей используется резюме. Предполагается, что в нем вы грамотно и коротко изложите информацию о себе, напишите, где учились, где работали и не забудете указать, что конкретно умеете делать. В резюме крайне нежелательно отклонение от общепринятых стандартов, это просто выжимка основных сведений о вас как о возможном сотруднике организации. Что касается сопроводительного письма, в нем можно написать более развернутую информацию, но, опять же, важно не переусердствовать, ведь от того, насколько правильно составлено это письмо, будет зависеть, дойдет ли человек, решающий вопрос о вашем трудоустройстве, до рассмотрения поданного вами резюме.

Из этой статьи вы узнаете:

Как признаются многие менеджеры по подбору сотрудников, им регулярно приходится иметь дело с огромным количеством сопроводительных писем. Некоторые них откровенно «серые» и безликие, но иногда это лучше, чем излишне креативное послание потенциальному работодателю. По словам HR-менеджеров, именно из-за неподобающего составления сопроводительных писем большой процент резюме, которые, возможно, могли бы показаться достойными для рассмотрения, оказывается в мусорной корзине.

Хотите узнать, как обезопасить себя от подобной ситуации? Тогда предлагаю ознакомиться с правилами и советами по написанию хорошего сопроводительного письма работодателю.

Зачем нужно сопроводительное письмо?

Если сравнивать с западными странами, «мода» на отправку резюме появилась в нашей стране относительно недавно – раньше отбор кандидатов на вакантную должность начиналось сразу с личного собеседования, что тратило достаточно много времени, и это было неудобно и соискателю, и работодателю. Сейчас процесс оптимизирован, и в большинстве случаев работники кадрового отдела попросят вас о предварительной отправке резюме. В наш век современных технологий, когда компьютер имеется практически в каждом доме, проще простого.

Однако, не все граждане, ищущие работу, заботятся о том, чтобы приложить к нему сопроводительное письмо. Оно требуется не всегда, но крайне желательно в том случае,если вы претендуете на должность в высшем или среднем менеджменте. Удачное написание сопроводительного письма может помочь вам произвести на HR-менеджера хорошее впечатление и с большей вероятностью получить интересующую вас вакансию. В то же время, если оно небрежно оформлено и безграмотно написано, письмо напрочь убьет интерес потенциальных работодателей. В этом случае лучше было бы вообще ничего не писать.

Как вариант, можно на сайте для поиска работы – там можно обойтись и без него, но вероятность, что работодатель выберет именно вашу анкету из сотен соискателей, крайне мала.

Пример сопроводительного письма

Прежде, чем вы совершите непоправимое и лишитесь работы мечты из-за того, что не знаете, как правильно оформить сопроводительное письмо, предлагаю вам посмотреть на образец его составления. Данный пример отражает все пункты, которые необходимо отразить в этой бумаге, если вы заинтересованы в успешном устройстве на работу.

Составляя развернутое послание для работодателя, не забывайте, что здесь следует придерживаться четкой структуры, в противном случае, письмо будет сложным для восприятия, и человек, который его изучает, просто не дойдет до описания вашего опыта и замечательных профессиональных навыков.

1. Приветствие . Если вам известно имя получателя, наилучший вариант – адресное обращение к нему. Если такими сведениями вы не располагаете, значит, обращайтесь к специалистам конкретного отдела. Начинайте его с имени или со слов «добрый день», «здравствуйте» и т.д.
2. Основная часть . Здесь вам следует указать, какую именно должность вы рассчитываете получить, почему вас привлекает данная вакансия, а затем – ненавязчиво перейти к моментам, которые вы не отразили в резюме, но хотели бы донести до сведения работодателя. Например, можно рассказать о проектах, над которыми вы работали. Завершается основная часть еще одним упоминанием о том, что мотивирует вас на получение этой должности.
3. Прощание . Добавьте к письму фразу: «С уважением» и укажите контактные данные, даже если они уже есть в резюме.

Обратите внимание, что все сопроводительное письмо, по сути, состоит из клише – слова о мотивации на должность , к примеру, являются, скорее данью деловому этикету, нежели чем-то большим. Однако, постарайтесь, чтобы в нем присутствовало что-то, способное выделить вас из серой массы и склонить работодателя в вашу сторону.

Для того, чтобы повысить эффективность вашего письма, воспользуйтесь перечисленными ниже советами по его написанию. Возможно, именно благодаря им вам удастся получить работу мечты!

• Размер имеет значение . Письмо должно быть небольшим и читаться буквально за 10-15 секунд. Откажитесь от излюбленной российской традиции и воздержитесь от того, чтобы вписать в послание все проекты, над которыми когда-либо работали, даже если они не имеют ни малейшего отношения к интересующей вас вакансии. Информация должна быть тщательно отобрана, и тогда она сработает в вашу пользу!
• Соблюдайте стиль . Сопроводительное письмо – это сугубо деловая документация, соответственно, она должна быть выдержана в официально-деловом стиле, без каких-либо вольностей. Исключением может стать тот случай, когда вы устраиваетесь в компанию, стиль которой предполагает более неформальное общение между сотрудниками – это организации из сектора IT, небольшие компании, специализирующиеся на нишевых продуктах, и так далее. Тогда вполне уместно будет написать интересное и оригинальное письмо, чтобы наверняка обратить на себя внимание.
• Разбавьте шаблоны . Выше уже упоминалось, что по сути, сопроводительное письмо само по себе является набором шаблонных фраз, однако, именно эти фразы зачастую убивают интерес работодателей на корню. Подумайте, как отойти от заезженных формулировок, не слишком нарушая общий стиль – это пойдет на пользу вашему письму.
• Избегайте повторов . Не стоит расписывать в письме опыт своей работы – данная информация уже присутствует в вашем резюме, и вряд ли работодатель скажет вам спасибо за потерянное время. Для того, чтобы составить представление о вас, как о сотруднике, ему будет достаточно это один раз.
• Пишите грамотно ! Даже если ваше резюме красиво и качественно оформлено, а в его тексте выверена каждая буква, не забывайте о том, что ошибки и плохой язык сопроводительного письма могут уничтожить все бонусы, которое оно способно дать. Скорее всего, работодатель не захочет иметь дела с сотрудником, который не может справиться с таким, казалось бы, несложным делом, как написание письма, но при этом на нескольких листах убеждает в своей компетентности и способности решать множество задач. Так что перед отправкой уделите немного времени тщательной проверке орфографии и пунктуации – это точно не будет лишним!
• Небольшие формальности . Если вы отправляете послание по электронной почте, не прикрепляйте его отдельным документом, а разместите в теле письма. Резюме, напротив, лучше прикрепите текстовым файлом. Если письмо отправляется по факсу, отошлите его на отдельной страничке перед резюме.

Итак, уважаемые читатели, если вы с должным вниманием ознакомились с рекомендациями по написанию сопроводительного письма к резюме и приняли их к сведению, ваши шансы на то, чтобы получить желаемую работу, существенно возрастают! Не забывайте о краткости, грамотности и соблюдении делового стиля, сделать все остальное будет очень просто.

Если материалы, которые вы нашли в моем блоге, помогли вам устроиться на работу, или вы просто считаете, что они будут полезны тем, кто в этом заинтересован, делитесь ими со своими друзьями, размещая ссылки в социальных сетях! Кроме того, чтобы не пропустить важные обновления и свежие публикации, рекомендую подписаться на блог – это займет у вас буквально пару секунд. На этом я прощаюсь с вами выхода следующего материала.

Добрый вам день, дорогой друг!

Сегодня разбираем вопрос, что написать работодателю при отправке резюме так, чтобы обратить на себя внимание адресата и получить приглашение на очную встречу.

Текст, сопровождающий резюме, принято называть сопроводительным письмом. Полагаю вы знаете об этом. Сопроводительный текст следует составлять не абы как, а по определенным правилам.

Цели сопроводительного текста:

• минимум — вызвать интерес открыть ваше резюме
• максимум — набрать ваш номер и пригласить на встречу

Для того, чтобы реакция адресата была близка к задаче максимум, рекомендую:

1. структурировать письмо по блокам
2. использовать определенные речевые обороты

В этой статье этим мы и займемся. Составим один из вариантов текста, которые я называю письмо-захват или письмо-бумеранг.

Пойдем по порядку:

Структура письма

Полная версия письма- захвата подойдет, если вы обращаетесь к человеку по электронной почте, минуя скрипты работных сайтов (об этом в конце статьи)

Коротко, структура письма содержит 6 небольших последовательных блоков.

1. Приветствие
2. Позицию-должность, на которую вы претендуете
3. Откуда вы узнали о вакансии, чем она вас заинтересовала
4. Предложение рассмотреть вашу кандидатуру и основания для этого
5. Основная идея — чем вы можете быть полезны компании
6. Призыв к действию

Структурированное письмо позволит рекрутеру или руководителю сэкономить время, ибо оно отвечает на основные вопросы.

Кроме того, в письме есть возможность объяснить , почему вы, к примеру, — решили по менять сферу деятельности или готовы перейти на более низкую позицию после руко водящей.

Пример текста

(1) Здравствуйте, Андрей!

Меня зовут Сергей Орлов.

(2) Речь идет о вакансии начальника отдела подбора персонала. Она опубликована на корпоративном сайте компании.

(3) Вакансия заинтересовала перспективными задачами, пересекающимися с моими карьерными планами.

(4) Прошу рассмотреть мою кандидатуру.

С 2013г и по настоящее время я работаю в компании «Феникс» в должности начальника отдела подбора персонала.

До этого работал в компаниях Северсталь, СУЭК, Утконос.

Общий опыт работы в должности руководителя отдела подбора персонала — 7 лет.

Конкретный опыт, связанный с задачами должности, заявленной в вашей компании:

В компании «Феникс», я успешно реализовал проект по подбору водителей-экспедиторов, 800 человек в течение двух с половиной месяцев.

(5) Считаю, что этот мой проект сходен с проектом «Х», который запланирован в вашей компании.

Андрей, хотел бы обратить ваше внимание, что мой проект был реализован с затратами, которые ниже стандартных для таких проектов на 30%.

Считаю, что мой опыт полностью соответствует данной должности. Свое резюме прилагаю к письму.

(6) Андрей, с Вашего позволения, вопрос:

Можем ли мы запланировать очную встречу в ближайшую неделю?

Если да, ожидаю вашего звонка с назначением даты и времени встречи. Контактный телефон ниже.

Андрей, если не возражаете, я вам сам перезвоню 27 февраля во второй половине дня.

Согласны?

Спасибо,

С уважением, Сергей Орлов, т. +7 (916)ххх-хх-хх

Цифры в скобках означают номера структурных блоков, о которых мы говорили чуть выше. Само собой в текст их писать не надо.

Речевые конструкции

а) Имя

Если вы обратили внимание, ваш покорный слуга несколько раз использует адресата в тексте письма. Это важно. Использование имени -ключевой момент в .

Если, по каким либо причинам, вы не знаете имени, постарайтесь всеми доступными способами его выяснить.

Безадресное письмо, начинающееся с просто “здравствуйте” имеет в разы меньше шансов на успех.

в) Речь идет…

Сразу говорите о какой позиции идет речь. У рекрутера их может быть не один десяток

г) с 2013 по настоящее время…

Настоящее или последнее место работы и должность.

д) До этого работал...

Если вы работали в брендовых компаниях — обязательно их назовите. Постарайтесь очень коротко обобщить лучшие из своего опыта, имеющие отношение к вакансии. Одно, максимум два предложения.

е) Хотел бы обратить ваше внимание…

Основная идея, которая может заинтересовать работодателя. Цифры, связанные с затратами, прибылью, выручкой, действуют на людей из бизнеса магически.

ж) с Вашего позволения, вопрос…

Сам вопрос и последующий комментарий не что иное как призыв к действию.

Ваши намерения встретиться корректны и ненавязчивы.

з) Согласны?

Как бы вы ответили? Почему бы и нет? С таким окончанием письма вероятность приглашения существенно увеличивается.

Если пишете на работном сайте

Понятно, что если вы пишете в скрипте работного сайта, то текст слегка изменится. Вам нет необходимости представляться, называть вакансию, вы не знаете имя того, кто получит письмо. Не очень уместно будет ссылка на то, что «вам рекомендовали связаться...» . Также понятно, откуда вы узнали о вакансии, если на нее отвечаете на сайте.

В остальном принципиальную схему письма- «захвата» можете взять за основу.

1. тема письма
2. адрес вашей почты

Итак, на сегодня позвольте откланяться. Появились вопросы — милости прошу в раздел комментариев.

Благодарю за интерес к статье.

Если вы нашли ее полезной, сделайте следующее:

1. Поделитесь с друзьями, нажав на кнопки социальных сетей.
2. Напишите комментарий (внизу страницы)
3. Подпишитесь на обновления блога (форма под кнопками соцсетей) и получайте статьи по выбранным вами темам к себе на почту.

Удачного вам дня!

Анна Судак

# Нюансы бизнеса

Образцы документов

Сопроводительное письмо - это короткая история о вас. Пишется она в свободной форме и демонстрирует вашу заинтересованность в конкретном работодателе.

Навигация по статье

• Как написать сопроводительное письмо к резюме
• Образец сопроводительного письма
• Сопроводительное письмо от бухгалтера
• Образец сопроводительного письма от юриста
• Сопроводительное письмо от кандидата на должность руководителя
• Сопроводительное письмо для вакансии секретаря
• Сопроводительное письмо для вакансии водителя
• Образец сопроводительного письма для вакансии продавца-консультанта
• Сопроводительное письмо кандидата на должность офис-менеджера
• Сопроводительное письмо от администратора, образец
• Как написать сопроводительное письмо работодателю
• Как написать сопроводительное письмо в кадровое агентство
• Сопроводительное письмо от кандидата на стажировку
• Сопроводительное письмо на английском
• Пример сопроводительного письма к документам
• Короткое сопроводительное письмо к резюме
• Сопроводительное письмо без опыта работы

Что такое сопроводительное письмо? Это важный элемент вашего имиджа как соискателя. Поэтому писать его желательно всегда. И подход к его написанию должен быть творческим.

Итак, сопроводительное письмо - это короткая история о вас. Пишется она в свободной форме и демонстрирует вашу заинтересованность в конкретном работодателе. Письмо должно отвечать на вопросы: «Почему вы хотите работать в компании?», «Что вы готовы сделать для развития компании?» и «Почему нанять нужно именно вас».

Акцентируем ваше внимание, что сопроводительное письмо вы вообще можете не писать, но тогда:

• Не факт, что ваше резюме просмотрят. Наличие сопроводительного письма повышает вероятность ответа на резюме (даже если это отказ).
• Не факт, что пригласят на собеседование. Сопроводительное письмо повышает вероятность приглашения на личное собеседование, на котором вы уже на 100% раскроете свой потенциал.

А еще написание сопроводительного письма поможет вам подготовиться к личному собеседованию. Главное, писать правду и придерживаться одной линии. Ну а если сложилось так, что вам пришлось приукрасить действительность, выучите то, что сами написали. На всякий случай. Чтобы не забыть.

Как написать сопроводительное письмо к резюме

Как пишется сопроводительное письмо? На этом этапе у соискателя часто возникает некий ступор. Такая природа у человека. Не может он по достоинству оценить себя. Но если вы хотите хорошую работу, нужно задвинуть свою скромность куда подальше и научиться презентовать себя, свои знания, навыки и практический опыт. Чтобы облегчить эту сложную задачу, мы расскажем как правильно писать сопроводительные письма.

По сути, нет правильного или неправильного шаблона письма. Почему? Потому что оно отражает личностные и профессиональные качества соискателя. Но некоторые рекомендации для его оформления все же существуют:

• Когда наступает время просмотра вакансий, не кидайтесь сразу отправлять свое резюме на все подряд открытые предложения. Выберите те, что вас по-настоящему заинтересовали и проведите мини-исследование. Найдите информацию о компании (например, на сайте hh.ru вы обнаружите краткое резюме работодателя и ссылки на источники о фирме). Почитайте отзывы клиентов и работников предприятия. Проанализируйте и сделайте выводы. Вам понравился работодатель? Начинайте писать сопроводительное письмо. И не забудьте указать, почему вы сделали выбор в пользу этого работодателя. Если вы этого не сделаете, менеджер по персоналу не увидит вашей заинтересованности, а это снижает шансы на успех трудоустройства.
• Обратитесь к рекрутеру по имени. Если его нет в вакансии, просто поздоровайтесь.
• Не говори, а показывай! Покажите, что именно вы подходите на эту должность. Обоснуйте, почему ваши лучшие навыки и умения пригодятся компании. Подкрепите свое обоснование фактами. Но не стоит расплываться буквами по бумаге. Постарайтесь изложить информацию кратко, но емко.
• При составлении сопроводительного письма для резюме без вакансии (да и с вакансией тоже) следите, чтобы сопроводительное письмо не повторяло информацию в резюме, но и не расходилось с ней. Эти два документа должны дополнять друг друга. То есть, сухие факты оставляем для резюме, а эмоции для сопроводительного письма.
• Даже если креатив бьет из вас фонтаном, лучше прикрутить его силушку (до входа в должность). Многие компании (особенно крупные, с многолетней историей) хоть и говорят, что им нужны молодые и неформальные кадры (творческие люди), придерживаются основ делового общения. И лучше следовать канонам. Но если вы «нарвались» на вакансию молодой прогрессивной компании, в которой царит «порядочный» хаос и нет никаких сдерживающих факторов - экспериментируйте!
• Хороший пример вашей работы повышает вашу ценность в глазах компании. Попробуйте одним-двумя предложениями показать ваш потенциал и подкрепить вашу компетенцию фактами.
• Грамотно подведите эйчара к завершающей части письма. Проявите инициативу и запросите обратную связь. А закончить следует благодарностью за уделенное вам время.

При отправке документа пробежитесь по тексту еще раз. Проверьте его на ошибки, ляпы. Посмотрите, чтобы письмо было логичным, без потери мысли и перескакиваний с одного на второе. В общем, это письмо должно понравится вам настолько, что вы наймете на работу сами себя.

Образец сопроводительного письма

Итак, мы уже говорили, что форма письма свободная, но при этом официальная (или близка к официальной). Пишется письмо с уклоном на сильные стороны, не повторяет информацию в резюме (наоборот, раскрывает основные моменты) и показывает ваше желание бросить все силы на развитие выбранной вами компании.

Скачать образец

Сопроводительное письмо от бухгалтера

Пример документа для главного бухгалтера:

Скачать образец

Образец сопроводительного письма от юриста

Скачать образец

Сопроводительное письмо от кандидата на должность руководителя

Скачать образец

Сопроводительное письмо для вакансии секретаря

Скачать образец

Сопроводительное письмо для вакансии водителя

Скачать образец

Образец сопроводительного письма для вакансии продавца-консультанта

Скачать образец

Сопроводительное письмо кандидата на должность офис-менеджера

Скачать образец

Сопроводительное письмо от администратора, образец

Скачать образец

Как написать сопроводительное письмо работодателю

Для работодателя сопроводительное письмо является первым впечатлением о соискателе. Поэтому к вопросу его написания нужно подойти ответственно.

При отправке резюме покажите себя со всех сторон. Но старайтесь избегать шаблонности. Помните, примеры, которые здесь приведены - это всего-навсего примеры. Не нужно писать также, теми же словами, в той же последовательности. Проявите свою индивидуальность. Иначе ваше резюме никто не прочитает.

Важно! Самая распространенная ошибка соискателей - это шаблонность. Все сопроводительные письма написаны словно под копирку. Поэтому старайтесь писать искренне. С душой и юмором (если это уместно).

Как написать сопроводительное письмо в кадровое агентство

Кадровое агентство - это фильтр, используемый в трех случаях:

• Чтобы получить качественных соискателей;
• Чтобы не заниматься поисками работы самостоятельно;
• Когда в компании нет своего эйчара.

Если по какой-то причине вы хотите сотрудничать с кадровым агентством, при составлении резюме и написании сопроводительного письма вам придется выложиться на все 200%. Ведь кадровое агентство - это посредник между вами и работодателем. И очень часто он, увы, играет роль испорченного телефона.

Поэтому, чтобы избежать неприятных сюрпризов, лучше завязывайте контакты с прямыми работодателями. Ну а если не складывается, постарайтесь как можно понятнее и четче презентовать себя, используя резюме, сопроводительное письмо, фантазию и смекалку. На самом деле критерии те же, что и для прямого работодателя, но подробностей должно быть больше, чтобы агентство помогло вам найти работу своей мечты.

Сопроводительное письмо от кандидата на стажировку

Вы молодой и неопытный студент, который делает первые шаги в большой мир? Будьте готовы к борьбе.

Написать хорошее сопроводительное письмо можно, даже если у вас нет никакого опыта. Смотрите пример:

Скачать образец

Сопроводительное письмо на английском

Если вы хотите работать в иностранной компании или зарубежном проекте, знания языка вам просто необходимы. И даже если представительство компании находится в вашем регионе, резюме и сопроводительное письмо нужно писать на английском языке.

При написании этого документа старайтесь придерживаться простых правил:

1. Письмо не должно быть больше одной страницы;
2. Документ нужно напечатать;
3. Содержание должно быть структурированным, профессиональным и кратким;
4. Пишите важные для конкретной вакансии качества и навыки, которыми обладаете;
5. Акцентируйте внимание работодателя на своих сильных сторонах;
6. Покажите вашу заинтересованность в компании;
7. Не переусердствуйте в похвалах себе любимому;
8. Проверяйте письмо перед отправкой. Чем больше, тем лучше.

Пример сопроводительного письма к документам

Отправляя документы кому-либо с просьбой провести с ними какие-либо действия, потрудитесь написать к ним сопроводительное письмо.

Скачать образец

Короткое сопроводительное письмо к резюме

Каждый рекрутер на своем веку повидал немало сопроводительных писем размером с Эверест. На самом деле написать длинное письмо может каждый, но не каждому дано сделать его интересным для прочтения. Поэтому многие соискатели так и не дожидаются ответа на свое резюме.

Как вариант, можно пойти другим путем - путем краткости. То есть не писать мемуары о жизни, а четко обозначить свою позицию. Например, как в этом образце.

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2013

Сопроводительное письмо к документам

0 комментариев

16901 просмотр

Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

С опроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

подтверждает факт отправки;

предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;

благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье « Оформляем служебное письмо »

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

сообщение о направлении документов,

просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

«Во исполнение… направляем вам…»,

«Высылаем вам…»,

«Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования» , «для ознакомления» , «для подписания» , «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

«Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»,

«Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,

«Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма , вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Свернуть

Пример 2

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Свернуть

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

Свернуть

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Свернуть

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Пример 3

Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Свернуть

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4

Описание сброшюрованного приложения

Свернуть

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от... №...»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5

Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Свернуть

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6

Приложение к письму имеет собственное приложение

Свернуть

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7

Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Свернуть

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8

Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Свернуть

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Отправляя документы в ту или иную инстанцию, нужно сопроводить их письмом с пояснениями. От того, насколько грамотно и убедительно оно написано, во многом зависит успех обращения. Поэтому стоит уделить немного внимания изучению порядка составления подобного документа.

Ниже речь пойдет о том, в каких случаях требуется сопроводительное письмо к документам и как его правильно написать. Кроме того, для наглядности мы подготовили образец такого письма, использование которого значительно упростит вам выполнение задачи.

Когда пишется сопроводительное письмо к документам?

При передаче документов в какую-либо организацию или должностному лицу, в том числе лично, через курьерскую службу, обычную почту или электронную, необходимо сопроводить их письмом, из которого станет ясно, что именно отправляется, с какой целью осуществляется отправка бумаг, кто и кому их передает.

Это так называемое сопроводительное письмо. Кроме уведомления о передаче документов, оно играет роль гарантии получения вложения адресатом. Письмо, сопровождающее документы, в зависимости от их содержания и цели отправки, может иметь вид описи, запроса, приложения, благодарности, отказа, подтверждения и т.д.

Как пишется сопроводительное письмо к документам?

При подготовке письма, которым сопровождается отправка каких-либо документов, следует придерживаться определенных рекомендаций его оформления:

• Хоть строгих правил написания или образца сопроводительного письма в законодательстве нет, следует помнить, что это официальный документ, и при его оформлении необходимо придерживаться правил делопроизводства.
• Заголовок такому письму не требуется. Как правило, оно начинается со слов «направляем акт проверки», «высылаем приказ», «возвращаем документы» и подобных, после которых описывается, что именно отправляется.
• В сопроводительном письме должна содержаться следующая информация:
  • Сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество, должность и название компании, если автор сопроводительного письма действует от ее имени);
  • Сведения об адресате (фамилия, имя, отчество, должность и название организации). Письмо можно отправлять и без указания конкретного должностного лица;
  • Цель, с которой осуществляется отправка документов. Могут использоваться такие формулировки, как «на подпись», «на согласование», «на ознакомление» и т.д.;
  • Порядок действий, которые следует совершить с документами после их подписи, ознакомления и т.д. В письме может быть указано, например, что приложенные к нему бумаги нужно вернуть, отправить по определенному адресу или оставить у адресата;
  • Перечень документов, которые направляются в качестве приложения к этому сопроводительному письму. Это основной элемент сопроводительного письма, поскольку именно с целью передать документы оно и составляется. Необходимо произвести подробную опись с указанием названия, регистрационного номера, даты подготовки (отправки), количества страниц и экземпляров каждой из бумаг. Если информация о документе содержится в основном тексте письма, в списке приложений его можно подробно не описывать. При отправке нескольких документов их перечень должен быть нумерованным. В конце указывается общее количество бумаг и страниц в них;
  • Дата отправки письма и его регистрационный номер;
  • Подпись лица, имеющего соответствующие полномочия, с расшифровкой его должности, фамилии и инициалов. Это может быть руководитель организации, его заместитель, начальник подразделения или другой ответственный человек. Так, сопроводительное письмо к документам финансового характера может подписывать главбух, а к договорам и бумагам, связанным с судебными разбирательствами, руководитель юридической службы.
• Сопроводительное письмо должно быть кратким - объемом в полстраницы и даже меньше. Необходимо избегать перегрузки письма лишними данными. Его основная цель – сопроводить документы, поэтому важно, чтобы содержание было конкретным, лаконичным и изложенным в деловом стиле.
• Если документы отправляются от имени организации, сопроводительное письмо должно быть выполнено на ее фирменном бланке.

Важно: особые правила и нюансы следует учитывать при составлении

Унифицированная форма такого письма отсутствует, однако в практике сложились некоторые правила его составления. Чтобы оформлять сопроводительное письмо было проще и быстрее, стоит воспользоваться образцом такого документа.